Ein Blick hinter die Kulissen von Strandschicht und in die Arbeit eines virtuellen Assistenten
Heute möchten wir Ihnen einen kurzen Blick hinter die Kulissen von Strandschicht und in die Arbeit unserer virtuellen Assistenten ermöglichen. Lernen Sie uns und unsere Unternehmenskultur einmal ganz persönlich kennen.
Unternehmenskultur, Strukturen, Arbeitsweisen
Zurzeit beschäftigen wir etwas über 35 fest angestellte Mitarbeiter und Freelancer, die verteilt auf der ganzen Welt sitzen. Trotz dem wir alle, sowohl mit unseren Kunden, als auch untereinander „nur“ virtuell zusammenarbeiten, hat sich mit den Jahren eine tolle interne Unternehmenskultur entwickelt. Wir legen großen Wert auf täglichen Austausch von beruflichen und privaten Anliegen. Jeder unserer virtuellen Assistenten soll Raum haben anzusprechen, was ihm auf dem Herzen liegt, soll sich gehört und verstanden fühlen und jederzeit die Möglichkeit haben Hilfe bei anderen Mitarbeiter oder Vorgesetzten zu suchen.
Außerdem treffen wir uns alle zwei Wochen mit allen Teamleadern, Projektmanagern und Vorgesetzten zu einem Meeting. Hier werden nicht nur die Ereignisse der Woche, die Kundenzufriedenheit und bestimmte Arbeitsabläufe besprochen, sondern wir tauschen uns auch auf privater Ebene aus. Wir sichern so die Zufriedenheit der Mitarbeiter und haben die Möglichkeit Abläufe stetig zu verbessern. Auch die Qualität unseres Services wird so stets überprüft und auf einem hohen Standard gehalten.
Jeden Monat führen wir außerdem diverse interne Schulungen zu verschiedenen Themenbereichen durch, sodass unserer Mitarbeiter immer die Möglichkeit haben sich weiter zu entwickeln und mit neuen Aufgabenbereichen bekannt zu machen. Regelmäßig führen wir Basis-Kurse zu den Themenbereichen Excel, PowerPoint, Word durch, um sicherzugehen, dass unserer Mitarbeiter hier stets auf dem neusten Stand sind. Außerdem gibt es einige Schulungen zu den Themen Photoshop, SEO, WordPress, Social Media Marketing, in denen Interessierte ihr Wissen vertiefen und weiter ausbauen können. Mit Hilfe der Schulungen bilden wir Mitarbeiter nicht nur weiter aus, sondern können so auch Kenntnisse und Skills überprüfen. So sichern wir die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern.
Unsere Teams
Strandschicht ist ein eingeschweißtes Team, dass Hand in Hand arbeitet. Für Sie als Kunden, hat das den großen Vorteil, dass alle Mitarbeiter sich untereinander kennen und mit den jeweiligen Fähigkeiten und Skills der anderen virtuellen Assistenten vertraut sind. Alle Mitarbeiter können sich so immer entsprechend Unterstützung für bestimmte Aufgabenbereiche suchen. Mit der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Mitarbeiter von Strandschicht steht Ih
nen also nicht nur EIN Assistent zur Verfügung, sondern ein ganzes Team von Arbeitskräften mit verschiedensten Qualifikationen.
Generell haben wir Teams verschiedener Themenbereiche aufgebaut. Es gibt zum Beispiel ein Team mit dem Schwerpunkt auf Recherchen, eines mit dem Fokus auf Web- und Grafikarbeiten, eins für Textarbeiten und Übersetzungen, etc.. Auch teamextern kann natürlich gearbeitet werden, sodass Sie die Möglichkeit haben Aufgaben aus verschiedensten Bereichen von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern bearbeiten zu lassen.
Allen Teams steht ein Teamleiter oder Projektmanager vor, der den Mitarbeitern des Teams vor allem als Berater und Ansprechpartner zur Verfügung steht, aber auch bei Fragen und Problemen unterstützt und Lösungen anbietet.
Projektmanager setzen wir besonders gern für Großprojekte von Kunden ein, wie zum Beispiel für große Rechercheaufträge. So können Aufgaben koordiniert und Ergebnisse der Mitarbeiter geprüft werden. Natürlich bearbeiten unsere Projektmanager aber auch selber Aufgaben und unterstützen Ihre Kunden aktiv.
Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten
Nicht nur unternehmensintern, sondern auch extern legen wir großen Wert auf einen freundlichen und regelmäßigen Umgang. Viele unserer Kunden arbeiten schon seit Jahren mit einem unserer Assistenten zusammen, sodass sich hier eine tolle Vertrauensbasis und eine innige Zusammenarbeit entwickelt haben.
In der Regel ist die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten für viele Kunden anfangs neu und auch unserer Mitarbeiter müssen sich mit neuen Kundenaufgaben und Branchen erst vertraut machen, sodass eine Einarbeitungsphase, in der Kunde und Assistent sehr eng zusammenarbeiten meist unbedingt notwendig ist. Nachdem die erste Eingewöhnung abgeschlossen ist und Kunde und VPA sich aufeinander eingespielt haben, können Aufgaben oft automatisiert werden. Kunden müssen dann nur noch stichprobenartig Ergebnisse kontrollieren, den Rest erledigt der virtuelle Mitarbeiter eigenständig, um Sie bestmöglich zu entlasten.
Aufgaben werden per Email oder Skype abgegeben. Oft ist es ratsam ein Bildschirmvideo für den Assistenten aufzunehmen oder per Skype ein Screensharing mit ihm zu machen, um Arbeitsabläufe genau erklären und zeigen zu können. Haben Sie ein internes CRM oder Rechungssystem, mit dem der Assistent noch nicht vertraut ist, zeigen Sie ihm die einzelnen Schritte.
Generell haben Sie natürlich auch die Möglichkeit diverse Online-Tools (bspw. Trello oder Evernote) zur Aufgabenabgabe zu nutzen, oder auch eine interne Anwendung Ihres Unternehmens.
Die wichtigste Priorität für uns ist die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern, denn nur so kann eine harmonische, erfolgreiche Zusammenarbeit funktionieren.
Hat Ihnen dieser Einblick in unsere internen Strukturen gefallen? Und haben Sie noch weitere Ideen uns Tipps, um Mitarbeiterzufriedenheit und Servicequalität hoch zu halten? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.
