Viele Selbständige haben einen Traum, ja geradezu ein Ideal davon, wie sie mit ihren Fertigkeiten und ihren Kenntnissen anderen Menschen helfen können.
Sie möchten das Maximum aus ihren Fähigkeiten herausholen, ihr Wissen sinnvoll einsetzen und ihre tägliche Arbeit nach eigenen Spielregeln gestalten. Und dabei natürlich die eigene Arbeitszeit gewinnbringend einsetzen.
Doch dies gestaltet sich in der Praxis nicht immer einfach. Denn täglich wird man von einer Lawine an Aufgaben und Verpflichtungen geradezu überrollt: Termine abklären, Aufträge bestätigen, Buchführung, Rechercheaufgaben, Rechnungen schreiben etc.
Keine Frage, alle diese Aufgaben müssen erledigt werden – aber nicht alle Aufgaben generieren auch wieder Umsatz. Und so geschieht es leicht, dass man nur bei einem Bruchteil der täglichen Arbeit wirklich seine fachliche Expertise einsetzen kann – wegen der man ja eigentlich selbständig ist.
Ihre Zeit als Experte ist kostbar – nutzen Sie sie sinnvoll!
Ein Mann, der dieses Dilemma für sich erfolgreich gelöst hat, ist Torsten Schmotz, seit mehreren Jahren Kunde bei Strandschicht und erfolgreicher Unternehmer.
Während seiner Arbeit in verschiedenen Führungspositionen sozialer Unternehmen, musste er immer wieder feststellen, dass die Gewinnung von Fördermitteln eine große Herausforderung für eine Organisation darstellt und viele Ressourcen verschlingt.So gründete er 2009 die Agentur Förderlotse, um gemeinnützigen Unternehmen dabei zu helfen, besser und effizienter an verfügbare Fördermittel zu gelangen.
Heute, 5 Jahre später, ist er einer der führenden Experten für die Fördermittelgewinnung von gemeinnützigen Institutionen, Autor mehrerer Bücher und seine Agentur konnte schon über 1000 Kunden helfen.
Wie er trotz seiner Verpflichtungen als Unternehmer Zeit findet, sich um seine Kunden zu kümmern und seine Zeit gewinnbringend einzusetzen, erzählt er uns im Interview.
Strandschicht: Herr Schmotz, Ihre Agentur hilft gemeinnützigen Organisationen bei der Akquise von Fördermitteln. Was ist dabei das besondere an gemeinnützigen Organisationen?
Schmotz: Gemeinnützige Organisationen können durch eine Vielzahl von verschiedenen Fördereinrichtungen unterstützt werden, alleine in Deutschland gibt es mehrere Tausend Fördermöglichkeiten: Öffentliche Hand, europäische Institutionen, Stiftungen, Lotteriemittel und private Förderfonds. Das Zurechtfinden in diesem Förderdschungel ist für viele eine große Herausforderung.
Strandschicht: Als Gründer von Förderlotse, Autor und Berater, haben Sie sicherlich eine Vielzahl unterschiedlichster Aufgaben. Wie schaffen Sie es dabei den Überblick und den nötigen Fokus zu behalten?
Schmotz: Wenige Monate nach meiner Unternehmensgründung als Einzelunternehmer und den ersten Erfolgen bei den Kunden, bin ich von den administrativen Aufgaben förmlich überrollt worden. Ich war auf einmal stundelang mit der Erstellung von Rechnungen beschäftigt oder musste mich um das Einpflegen der Kundendaten kümmern. Alles Arbeiten, die keinen Umsatz generieren und für die ich völlig überqualifiziert war.
Heute versuche ich möglichst alle standardisierbar Aufgaben, welche kein hohes Beratungs-Know-how benötigen, an externe Dienstleister abzugeben. Neben Strandschicht habe ich weitere Dienstleister für Buchhaltung und Steuer, Versand, Rechnungstellung, Lektorat, Grafik, Unterlagendruck, Kundendatenbank, IT-Administration, telefonische Kundenhotline und Inkasso.
Strandschicht: Das klingt sehr durchorganisiert. Welche Arbeiten erledigen unsere Assistenten denn für Sie?
Schmotz: Die Assistenten kümmern sich schwerpunktmäßig um die Betreuung unserer Seminarkunden, d.h. sie nehmen Anmeldungen auf, beantworten Kundenfragen, koordinieren die Veranstaltungshotels, sind die Schnittstelle zur Buchhaltung, bereiten die Seminarunterlagen vor und kümmern sich um die Zusammenarbeit mit den Referenten. Wichtig ist dabei auch die Pflege unserer Kunden- und Marketingdatenbank. Daneben helfen sie im Alltaggeschäft, z.B. beim Korrekturlesen, Testen von Internetseiten, Überprüfen und Pflegen von Datensätzen, etc.
Strandschicht: Und wie läuft dabei die Kommunikation zwischen Ihnen und den Assistenten ab?
Schmotz: Die Kommunikation erfolgt in der Regel per E-Mail, per Telefon sehr selten. Ein Großteil der Arbeiten ist durch standardisierte Prozesse geregelt und wir verwenden eine sich ständig erweiternde FAQ Liste. So werden viele Aufgaben selbstständig übernommen und ich muss mich nicht mehr darum kümmern.
Strandschicht: Welche Tipps würden Sie anderen potenziellen Kunden von Outsourcing-Diensten geben?
Schmotz: Virtuelle Assistenzkräfte und externe Dienstleister sind eine hervorragende Möglichkeit mit begrenzten Ressourcen schnelle und flexibel ein eigenes Unternehmen aufzubauen. Für mich ist es sehr entspannend, dass ich meinen Kunden einen umfassenden und professionellen Service anbieten kann, ohne die Verantwortung für eigenes Personal übernehmen zu müssen. Damit kann ich mich auf meine Kernkompetenzen (die Beratung der Kunden) und die strategische Weiterentwicklung meines Unternehmens konzentrieren.
Man sollte allerdings beachten, dass man sich für die Einarbeitung der virtuellen Assistenten und die Definition der Prozesse und Aufgabenbereiche genügend Zeit nimmt. Die Assistenzkräfte benötigen eine genaue Anleitung, wie die Arbeiten zu erledigen sind. Das funktioniert nicht immer sofort auf Anhieb.
Strandschicht: Und abschließend natürlich noch die Frage aller Fragen: Wie zufrieden sind Sie mit der Zusammenarbeit mit Strandschicht?
Schmotz: Ich habe drei Anbieter von virtueller Assistenz ausprobiert und bin nun seit 2010 bei Strandschicht. Das hat für sich schon viel Aussagekraft. Für einfachere, gut strukturierte Arbeiten kann ich Strandschicht gerne weiterempfehlen. Und das Preis-Leistungsverhältnis stimmt auch.
Strandschicht: Vielen Dank für das Interview.
