111 Einsatzmöglichkeiten für virtuelle Assistenten
Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Mitarbeiter ist für viele unserer Kunden absolutes Neuland.
Um Ihnen einige Anregungen zu geben, wie Sie Ihren VPA einsetzten können, möchten wir heute 111 Möglichkeiten mit Ihnen teilen, in welchen Bereichen Sie einen remoten Assistenten einsetzen können.
Besonders wichtig ist uns dabei aber zu erwähnen, dass es nicht den EINEN VPA gibt, der alle Aufträge bearbeiten kann und in allen Aufgabenbereichen versiert und ausgebildet ist.
Unser Kollegium ist daher aufgeteilt in verschiedene Teams mit unterschiedlichen Schwerpunkten.
Generell lassen sich verschiedene VPA Gruppen unterscheiden:
- Allgemeiner Assistent
- Texter
- SEO / Online und Social Media Marketing Assistent
- Sales Assistent
- Grafik- / Web Designer/ Web Developer
- HR Assistent
Es ist sehr wichtig, dass Sie sich darüber bewusst sind, dass ein Mitarbeiter nie alle Rollen bekleiden kann.
Daher müssen Sie sich vorher fragen, welche Hauptaufgaben soll mein VPA erfüllen. Je nach Hauptaufgabenbereich, wählen wir dann einen passenden und entsprechend qualifizierten Assistenten für Sie aus, der Ihr Hauptansprechpartner sein wird.
Trotzdem müssen Sie sich aber mit Aufgaben aus anderen Bereichen nicht zurückhalten. Da unserer Mitarbeiter alle miteinander vernetzt sind und sich gegenseitig unterstützen, können Sie an Ihren Hauptansprechpartner auch andersartige Aufträge abgeben. Diese werden an intern an entsprechende Mitarbeiter weitergeleitet.
Sollten Ihre Aufträge sehr verschiedenartig oder besonders umfangreich sein, können wir Ihnen auch ein Team an VPA’s zusammenstellen, so haben Sie die Möglichkeit mit mehreren Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen zusammenzuarbeiten. Wir würden Ihnen dann einen unserer Projektmanager vorstellen, der Ihre Aufträge an die jeweiligen VPA koordiniert und die kontrolliert.
Allgemeiner Assistent
Der allgemeine Assistent kann Sie in vielen Aufgaben unterstützen, ähnlich wie ein/e Sekretär/in in Ihrem Office und kann er Sie so schon in sehr vielen elementaren täglichen oder regelmäßigen Tasks entlasten.
Einige Aufgaben, die Ihr allgemeiner Assistent für Sie übernehmen könnte sind:
Email- & Planungsaufgaben:
1. Vorsortierung von Emails/ Spam filtern& löschen
2. Datenbankpflege / Update und Überprüfung von Kontakten im CRM/ Einpflegen von neuen Kontakten
3. Beantwortung von Kunden-Emails/ Tickets/ Chat Support
4. Anlegen von Fragenkatalog, FAQ Sheets
5. Versand von Grußkarten (z.B. Geburtstags- oder Weihnachtswünsche)
6. Versand von Event Einladungen via Email oder Social Media
7. Kalender Management
8. Vereinbarung und Planung von Terminen
9. Reiseplanung
10. Erinnerungsservices
Ablage von Daten & Organisationsaufgaben:
11. Dropbox / Google Drive Organisation
12. Dateneinträge in Word, Excel oder Google Docs
13. Erstellung und Management von Spreadsheets
14. Vorbereitung von Powerpoint Präsentationen
15. Einrichten von Organisations- und Projektmanagementtools, wie Trello, Evernote, etc.
Administrative & Blogging Aufgaben
- Transkriptionen von Video- und Audio-Files oder handschriftlichen Notizen
- eBook Layout / Formatierung
- Vorbereitung von Online Meetings
- Erstellung von Reports
- Erstellung von Formularen/ Umfragen, etc.
- Erstellung von Templates
- Online Recherchen
- Lead Generation
- Veröffentlichung/ Einpflegen von Inhalten auf Ihrer Webpage
- Moderation von Blog Kommentaren
- Blog Posts überarbeiten, formatieren
- Links, Bilder, Tags in Blogposts oder online Inhalte einfügen
- Ausgehende Anrufe zur Terminvereinbarung oder Nachfragen
- Kontrolle Ihrer Voicemail und Weiterleitung wichtiger Nachrichten
- Versand von Kundenrechnungen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Persönliche Aufträge (Online Geschenke suchen und bestellten, etc.
- Projekt Management extern
- Projektmanagement intern
- Vorbereitung von Trainingsmaterialien
- Training und Einarbeitung von neuen virtuellen Mitarbeitern
- Überwachung von Deadlines und Ergebnissen
Email Marketing
- Einrichtung von Email Marketing Software
- Hinzufügen und Löschen von Subscribern der Liste
- Erstellung und Planung von Broadcast Emails
- Bearbeitung und Erstellung von Follow-up Emails und Auto-Respondern
- Erstellung von Email Newslettern
- Überarbeitung/ Korrekturlesen von Emails
