Zeitmanagement- 7 Methoden, die Ihnen zu einem besseren Zeitmanagement verhelfen und Sie erfolgreicher machen

Zu viel zu tun und der Arbeitstag viel zu kurz. Diese Problematik kennen Viele. Oft kann gutes Zeitmanagement hier Abhilfe leisten.

Doch was ist Zeitmanagement überhaupt? In der Regel wird zwischen privatem und beruflichem Zeitmanagement unterschieden. Die Methoden, die wir Ihnen heute vorstellen, können Sie sowohl für die Organisation von privaten als auch von beruflichen Aufgaben und Pflichten verwenden.
Wir möchten uns heute auf das professionelle Managen von Zeit konzentrieren.
Die Bedeutung von beruflichem Zeitmanagement umfasst vor allem das effektive Organisieren des Arbeitstages. Abläufe und Aufgaben des Tages sollten so strukturiert werden, dass eine bessere Übersicht und Kontrolle der Anforderungen entsteht. Je übersichtlicher die Organisation, desto besser werden Sie sich auf zielführende Arbeitsabläufe konzentriert können und haben somit mehr Zeit für kreative Freiräume und berufliches, sowie privates Wachstum.

 

Doch wie ist es zu schaffen, dass am Ende des Tages alles organisiert und abgearbeitet ist?

Wir haben 7 Tipps für Sie, um Ihre Zeit effektiv zu managen:

 

1. Getting Things Done (GTD)

Simpel und Auf den Punkt: Die Dinge anpacken.
Die Getting Things Done Methode geht auf David Allen zurück und ist an sich ein wirklich simpler Ansatz, der sich schnell und zielführend anwenden lässt. Hier geht es im darum, Aufgaben zu erfassen und nach Dringlichkeit zu sortieren. Am Anfang des Tages werden alle Aufgaben notiert und geordnet, dabei bekommen sehr wichtige, dringliche Aufgaben, die wenig Zeit in Anspruch nehmen oberste Priorität und sollen sofort erledigt werden. Aufgaben, die wichtig sind, aber mehr Zeit in Anspruch nehmen, stehen in der Priorität etwas weiter unten und kommen danach. So wird gewährleistet, dass wichtige, kleine Aufgaben am Ende des Tages nicht vergessen werden.

 

2. Monotasken

Multitasking ist uns allen ein Begriff, weniger bekannt ist, wie wenig erfolgreich, wirkungslos und zeitraubend es ist. So simpel es kling, aber oft ist einfaches Monotasking schon der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement. Es ist viel effektiver eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, so bleiben Sie konzentriert bei der Sache, ohne sich von anderen Aufgaben und Themen ablenken zu lassen. Hiermit geht in der Regel eine große Zeitersparnis einher und somit gewinnen Sie Zeit für andere wichtige Aufgabenbereiche und mehr Freiheit.

 

3.Die Not-To-Do-List

Klingt etwas ungewöhnlich, kann aber unglaublich hilfreich sein. Schreiben Sie sich zu Beginn des Tages eine Liste an Dingen, in die Sie heute auf gar keinen Fall Zeit investieren möchten, wie das regelmäßige kontrollieren von sozialen Netzwerken, oder den Plausch mit der Kollegin. Schreiben Sie sich die Punkte, die heute keine Zeit in Anspruch nehmen sollen auf jeden Fall auf, so haben Sie eine Reminder und können sich auf wirklich wichtige Aufgaben und Ziele konzentrieren.
Es gibt auch diverse Online Tools, mit denen Sie Webseiten innerhalb Ihrer Arbeitszeit blockieren können, sodass Sie gar nicht erst in Versuchung kommen Ihre guten Vorsätze zu brechen.

 

4. Die Eisenhower Matrix

Die Eisenhower Matrix ist vielen bereits bekannt. Auf Grund ihrer hohen Effektivität möchten wir Sie aber noch einmal vorstellen. Die Einsenhower Matrix scheint auf den ersten Blick relativ simpel, der Umgang mit ihr muss allerdings oft erst erlernt werden.
Sie besteht aus vier Feldern, dort werden Aufgaben je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in Gruppen eingeteilt.

Im ersten Feld finden Sie die dringenden und wichtigen Aufgaben. Diese werden sofort von Ihnen selber erledigt und können nicht warten.
Eilige, aber nicht wichtige Aufgaben lassen sich wunderbar an andere Leute delegieren. Sollten Sie keine Mitarbeiter haben, gibt es inzwischen 1001 andere Wege und Services um Aufgaben abzugeben und zu delegieren.
Wichtige, aber nicht eilige Aufgaben, können warten und werden daher terminiert.
Die letzte Gruppe, der nicht eiligen und nicht wichtigen Tasks, ist die am wenigsten aufwändige Gruppe, denn diese Aufgaben werden einfach gestrichen, da Aufträge die weder dringlich noch wichtig sind, auch keiner Bearbeitung bedürfen.

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Die größte Schwierigkeit besteht bei der Eisenhower Matrix oft darin Aufgaben in das richtige Feld einzuordnen. Vielen Menschen fällt das Priorisieren und genaue Einordnen von Aufgaben anfangs schwer. Hier helfen nur Übung und Disziplin. Denn nachdem der Umgang mit der Matrix einmal erprobt ist, ist sie sehr effektiv und zielführend.

In Zusammenhang mit der Eisenhower Matrix und erfolgreichem Zeitmanagement könnte Sie auch unsere Superhelden-Methode interessieren, in der wir genau darauf eingehen, wie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden werden können und welche kleinen Tricks bei der Einordnung  helfen.

 

5. Ziele statt Zeiten

Das ist ein relativ neuer Ansatz, bei dem es, im Gegensatz zu vielen anderen Zeitmanagement-Methoden, darum geht Ziele statt Zeiten zu planen. Setzen Sie sich jeden Tag 3 Tagesziele, die erreicht werden sollen, lassen Sie die Zeit dafür aber offen. Oft kann ein solch simpler Ansatz schon ganz neue Perspektiven eröffnen.

 

6. Limits setzen

Die Theorie des Setzens von Limits,  zielt genau auf das Gegenteil des oben, in Nummer 5. aufgeführten, Ansatzes ab. Welcher Ansatz für Sie der bessere ist, ist wahrscheinlich eine Frage des Typs und des Ausprobierens.
Bei der Methode “Limits setzen” geht es darum, dass oft nur Druck und Deadlines die Bearbeitung und Erfüllung einer Aufgabe voranbringen können. Wir kennen das alle, nur wer unter Druck steht eine Aufgabe in einer bestimmten Zeit erfüllen zu müssen, wendet auch entsprechende Energie auf.
Druck und Deadlines müssen hierbei allerdings nicht durch Ihren Vorgesetzten, Professor oder andere entstehen, sondern Sie selbst können sich Zeitlimits setzen.
Oft ist hier die 72-Stunden-Regel nützlich, die besagt, dass man alles, was man sich vornimmt, innerhalb von 72 Stunden beginnen muss, oder die Wahrscheinlichkeit auf Umsetzung sinkt auf nur 1%.

Generell empfinden wir Deadlines oft als nervig und mit Stress verbunden, aber Dealines und Limits können Ihr Freund sein, denn je näher eine Deadline rückt, desto mehr Energie wird aufgewendet, sodass Sie letzten Endes auf den letzten Drücker eine Aufgabe, für die Sie eine Wochen eingeplant haben, in 2 Stunden bearbeiten und beenden können.

 

7. Delegation

Es ist nicht möglich immer alles alleine zu machen. In den meisten Fällen ist das auch gar nicht notwendig, da es genügend Mitarbeiter, Online-Services und andere Anbieter gibt, über die Sie Aufgaben delegieren und bearbeiten lassen können. Wichtig ist, dass Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und Stärken konzentrieren. Delegation kann ein wichtiger Schritt zum erfolgreichen Zeitmanagement sein.
Vielen Leuten fällt das Delegieren an andere Mitarbeiter oder Services anfangs schwer, nachdem jedoch erste Erfolge erzielt werden, ist schnell klar, wie entlastend und hilfreich Delegation sein kann.

 

Es gibt viele Möglichkeiten und Methoden Zeit effektiv und erfolgreich zu managen. Die meisten Methoden haben ähnliche Ansätze und beruhen aufeinander. Sicherlich zeigen Sie alle Eins- gutes, effektives Zeitmanagement sollte radikal und konkret geplant sein.

Welche Methoden für Sie zur Anwendung geeignet sind, lässt sich wohl nur durch Ausprobieren herausfinden. Wir wünschen viel Spaß dabei