Als frischgebackener Unternehmer hatte ich 2010 nur ein Ziel. Ich wollte mein Unternehmen so schnell wie möglich größer machen. Im März hatten wir gerade mal 13 Mitarbeiter. Ein guter Start, aber Unternehmer wollte ich mich damit noch nicht nennen. In diesem Artikel möchte ich kurz zwei Komponenten vorstellen, die notwendig sind, um ein Unternehmen zu verdoppeln und zwar nicht nur die Größe sondern auch die Umsätze und Profite.

In der Anfangsphase war ich überzeugt davon, dass das Marketing die wichtigste Erfolgskomponente meines Unternehmens ist. Deswegen steckte ich den Großteiln meiner Zeit und Energie in Blogmarketing, PR und Networking. Bereits nach wenigen Monaten hatten wir eine riesige Warteliste mit neuen Kunden und an der Oberfläche fühlte sich alles erstmal sehr gut an. Aber darauf, wie es zu so einem Ansturm an Interessenten gekommen ist, gehe ich später noch detailliert ein.

Zuerst möchte ich Ihnen von der Herausforderung erzählen, die mit dieser Entwicklung einherging. Gemessen an den Anfragen hätte unser Unternehmen schon deutlich größer sein können. Wir hatten aber schlicht und einfach nicht die Kapazitäten, um alle Interessenten zu bedienen. Deswegen möchte ich in diesem Teil vor allem darüber sprechen, wie wir schnell unsere Prozesse und Ressourcen aufgebaut haben, um die vorhandene Nachfrage zu befriedigen.

Wie finde ich 15 Mitarbeiter in drei Monaten und forme meine Angestellten zu einem leistungsstarken Team?

Der Skalierungsprozess läuft in jedem Unternehmen gleich ab. Natürlich unterscheiden sich die Details von Geschäftsmodell zu Geschäftsmodell, aber jedes Unternehmen muss Angebot und Nachfrage schaffen. Das Angebot wird aufgebaut, indem ich Ressourcen schaffe. Bei Strandschicht sind die Mitarbeiter, bei Zalando Schuhe und bei Pizza.de lieferbares Essen.

Weil viele Unternehmen in den ersten Jahren nicht viel Geld ausgeben können, müssen Sie sich häufig zwischen Ressourcen und Marketing entscheiden und wachsen entweder nur sehr langsam oder sind defizitär. Bei Strandschicht hatten wir das komfortable Problem, dass wir uns auf eine der beiden Komponenten konzentrieren konnten, weil wir in der Anfangsphase eine sehr hohe Nachfrage hatten.

Es mussten also genügend Ressourcen für die Nachfrage geschaffen werden, um unseren Umsatz zu erhöhen. Die Anstellung neuer Mitarbeiter hat das Problem nur teilweise gelöst. Vor allem war es wichtig, Strukturen zu schaffen, innerhalb derer unsere Mitarbeiter in kleinen Teams für Kunden arbeiten können, ohne dass die Geschäftsführung oder Manager eingreifen müssen. Denn ohne klare Strukturen, kommt es zu vielen Rückfragen und Unklarheiten, die die tägliche Arbeit sehr verlangsamen.

Wichtiger war also die Organisation des eigentlichen Tagesgeschäfts. Ich denke, dass der Aufbau dieser Strukturen in unserem Unternehmen in seinen Grundzügen dem Wachstumsprozess fast jedes wachsenden Unternehmens entspricht. Das liegt daran, dass wir aus vielen verschiedenen Bereichen Aufgaben übernehmen und Prozesse automatisieren. Die Aufgaben unserer Kunden werden also zu unseren Aufgaben und wir wachsen gemeinsam mit Ihnen. Deswegen möchte ich Ihnen den Aufbau eines unserer Teams anhand eines konkreten (anonymisierten) Beispiels beschreiben.

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Wie können wir eine Plattform für Event-Equipment zum deutschen Marktführer aufbauen?

Im Januar 2011 bekamen wir die Anfrage einer Plattform für Event-Equipment, Licht-, Ton- und Bühnentechnik. Nennen wir das Unternehmen fiktiv EventMaxx. EventMaxx besitzt selber kein Inventar, aber führt alle großen Vermieter in seiner Datenbank und verdient pro Vermietung eine Provision.

Zur Skalierung des Unternehmens war es nötig, so schnell wie möglich eine umfangreiche Datenbank aufzubauen, so dass alle großen Städte mit mehreren Anbietern und vor allem mit allem gängigen Equipment versorgt werden können.
Unser Job: Wir haben dabei die komplette Recherche der Anbieter und des angebotenen Equipments übernommen. Innerhalb von sechs Monaten sollte eine Datenbank mit 50.000 Artikeln stehen. Intern haben wir einen Team-Leader gestellt, der die alle Aufgaben delegiert, überwacht und vor allem die Kommunikation mit EventMaxx übernimmt. Der Team-Leader gibt tägliche Updates an den Auftraggeber weiter und kümmert sich gleichzeitig darum, dass Feedback direkt an die Assistenten weitergeleitet wird.

In der Anfangsphase hat der Team-Leader gemeinsam mit dem Kunden das Vorgehen geplant, damit zuerst die strategischen Knotenpunkte gut abgedeckt sind, bevor kleinere Nischen abgearbeitet werden. Berlin, München und Hamburg wurden also vor Wuppertal oder Bielefeld aufgebaut. Die kleineren Orte standen aber natürlich später auch auf der Agenda.

Nachdem das Vorgehen und die strategische Ausrichtung feststanden, begann ein vierköpfiges Team damit, jeweils acht Stunden täglich zu recherchieren und einzutragen. Ein Mitarbeiter übernahm außerdem die Erstansprachen der möglichen Geschäftspartner. Schließlich funktionierte das Geschäftsmodell nur, wenn jeder Vermieter auch mit der Auflistung bei EventMaxx einverstanden war und Provisionen zahlte.

Nach einem halben Jahr waren alle strategisch wichtigen Gebiete Deutschlands abgedeckt und EventMaxx konnte sich voll auf das Marketing konzentrieren. Und so wäre die fiktive Firma heute Marktführer und unser Team würde sie noch immer dabei unterstützen, die Datenbank stets auf dem neusten Stand zu halten und neue Geschäftsbereiche hinzuzufügen.

Wie baue ich eine Warteliste mit 500 Kunden auf?

Im nächsten Teil werde ich darauf eingehen, wie wir es geschafft haben, direkt am Anfang so viele Kunden zu finden, dass wir mit der Arbeit gar nicht hinterhergekommen sind. Wenn Sie den Artikel nicht verpassen möchten, abonnieren sie unsere Facebookseite.

Wenn Sie gerne eine Einschätzung haben möchten, ob wir Ihnen dabei helfen können, einen Prozess aufzubauen und zu automatisieren, schreiben Sie uns einfach an.

Foto von Joan Campderrós-i-Canas, CC-BY

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