1. Strategie entwerfen – eigene Erwartungen klären
Der wichtigste erste Schritt in der Zusammenarbeit mit einem VPA ist es immer eine eigene Strategie zu entwerfen:

Wofür gehen bei mir selbst oder bei meinen Mitarbeitern gerade viele zeitliche Ressourcen verloren?
Wo würde es Sinn machen, die Aufgaben an einen virtuellen persönlichen Assistenten abzugeben?
Was erwarte ich mir von der Zusammenarbeit?
Wie sollen die Schnittstellen genau funktionieren?
Diese Vorüberlegungen essentiell, damit das Abgeben von Aufgaben wirklich Spaß macht und effektiv ist.

2. Zielsetzung definieren – wofür ist das Ergebnis

Immer wenn ich eine Aufgabe an meinen VPA bei Strandschicht abgebe, dann überlege ich mir, wofür das Ergebnis sein soll. Dieser Punkt schließt in gewisser Weise an den vorherigen Punkt an. Nur mit einem Unterschied: Diese Überlegung treffe ich dieses Mal, um dem VPA in kurzer Form zu erklären, was der größere Rahmen der Aufgabe ist.

Gebe Sie die Aufgabe nur ab ohne kurz zu erwähnen, was der größere Zusammenhang ist, dann kann der VPA nicht so gute Entscheidungen treffen, wie wenn er weiß, was Sie mit dem Ergebnis tun möchten.

Diese Einordnung ist oft entscheidend dafür, wie man eine Aufgabe konkret bearbeitet.

3. Aufgabe definieren

Wenn Sie die Aufgabe für die Zusammenarbeit mit einem VPA definieren, dann macht es Sinn auf einige Dinge zu achten.

a. Ziel – wofür ist das Ergebnis (optional): Diesen Punkt hatte ich schon kurz erwähnt. Die Aufgabe kurz in einen größeren Zusammenhang zu stellen, macht meistens Sinn.
b. Was soll getan werden: Beschreiben Sie kurz, was der VPA für die Bearbeitung der Aufgabe tun soll.
c. In welcher Form soll das Ergebnis geliefert werden (e.g. Ergebnisspalten in einem Excel Sheet) – Excel, Word oder PPT?: Wenn ich konkrete Vorstellungen davon habe, in welcher Form das Ergebnis geliefert werden soll, dann mache ich auch hierzu Angaben. Möchte ich, dass das Ergebnis in einer Excel Datei geliefert wird, dann sage ich das kurz. Habe ich konkrete Ergebnisspalten bei einer Tabelle im Kopf, dann gebe ich diese möglicherweise kurz vor. So kann ich kurz sicherstellen, dass das Ergebnis so aussieht, wie ich es mir wünsche.
d. Wie viel Zeit soll maximal aufgewandt werden: In der Regel mache ich eine kurze Zeitangabe, wieviel Zeit maximal auf die Bearbeitung einer Aufgabe verwandt werden soll.
e. Soll es eine Zwischenprobe geben (ratsam bei großen Aufträgen): Wenn ich eine Aufgabe abgebe, die viele Stunden oder sogar Wochen braucht um bearbeitet zu werden, dann bitte ich um einen kurzen Zwischenstand nach X Stunden. Das ist insbesondere der Fall, wenn ich mich nochmal kurz vergewissern möchte, dass wirklich in die richtige Richtung gearbeitet wird. Ist das nicht der Fall, dann kann ich nun nochmal kurz den Kurs korrigieren.
Deadline für den Auftrag (falls Sie selbst die Aufgabe abgeben müssen, dann Zeit für Revisionen einplanen): Hat Ihr Auftrag eine Deadline? Falls ja, sollten Sie diese angeben. Wenn es sich um einen besonders wichtigen Auftrag handelt, dann setze ich die Deadline so, dass ich noch genug Zeit habe, um die Ergebnisse nochmal zu überprüfen. Auch VPA’s sind nur Menschen und nicht, wie man sich das manchmal wünscht Superhelden. Weil ich das weiß, kalkuliere ich wie auch bei eigenen Mitarbeitern immer so, dass ich auf der sicheren Seite bin.

4. Persönliche Beziehung hilft bei der Zusammenarbeit und erleichtert die Kommunikation

Aus meiner Erfahrung ist eine persönliche Beziehung für eine Zusammenarbeit mit einem VPA immer hilfreich gewesen. Daher habe ich mir angewöhnt, mit den VPA’s mit denen ich zusammenarbeite auch mal ein kurzes Skype Telefonat zu führen, um zu erklären, worum es in meinem Projekt geht und eine persönliche Ebene herzustellen. Auch wenn es sich bei dieser Zeit um Arbeitszeit handelt, so glaube ich dennoch, dass es die Effektivität über den Zeitraum der Zusammenarbeit erhöht hat.

Sich in einem Video zu sehen oder zumindest am Telefon zu hören, vielleicht auch das eine oder andere außerhalb der Arbeit zu teilen und eben auch den größeren Zusammenhang des Projektes, an dem VPA’s mitarbeiten zu erläutern und die Mission des Unternehmens zu schildern, kann erheblich zur besseren Kommunikation und letztendlich auch besseren Ergebnissen beitragen; schon allein deshalb, weil Ihr VPA Sie besser kennen lernt und besser weiß, was Sie erwarten.

5. Gemeinsame Infrastruktur einrichten? – Einrichtung eines Emailaccounts – Weiterleitung auf eine Stammadresse – Teilen eines Dropbox Ordners?

Ein weiterer Punkt, zu dem ich Überlegungen anstelle, ist die Einrichtung einer Infrastruktur, welche die virtuelle Zusammenarbeiten erleichtert. Hier gibt es viele hilfreiche Online Tools , wie Skype, Trello, Slack, Bitrix24,u.ä.

6. Erwartungsmanagement gegenüber dem Assistenten

Genauso wie ich meine Erwartungen an den VPA kommuniziere, muss ich auch meine eigenen Erwartungen managen.

Würden Sie einen neuen Mitarbeiter in Ihr Büro setzen, ihm in einer Mail eine Aufgabe erklären und dann erwarten, dass sich alles von alleine regelt? Je nachdem wie komplex die Aufgabe ist, hätte ich die Erwartung , dass sich eine Zusammenarbeit erst etwas einspielen muss. Die Mitarbeiter müssen mehr über meine Produkte und die Kunden lernen, bevor sie zu Höchstleistungen auflaufen können. Jeder Mitarbeiter mit dem ich vor Ort zusammenarbeite hat eine Lernkurve.

Genauso ist es natürlich auch mit VPA’s. Stranschicht hat Kunden, die bereits seit 5 Jahren erfolgreich mit unseren VPA’s zusammenarbeiten. Dabei sind auch schon einige Kunden von einem einzelnen VPA, der sich nur um Kalendermanagement und privates gekümmert hat, dazu übergegangen ein Team an VPA’s zu buchen, das fast sämtliche Prozesse in der Firma managt und so dem Kunden Zeit lässt sich auf die Expansion seiner Firma und andere Dinge, die ihm im Leben wichtig sind zu konzentrieren.

Was diese Kunden, die VPA’s schon seit Jahren erfolgreich einsetzen und durch ihr virtuelles Team mehr Zeit und letztendlich mehr Umsatz und Profit haben, von vielen anderen Kunden unterscheidet, die möglicherweise schon nach einer Woche wieder abgesprungen sind, ist dass sie die Erwartung hatten, dass es eine Einarbeitungszeit gibt und VPA’s genau wie Mitarbeiter vor Ort eine Lernkurve haben.

7. Training

Wir schulen unsere Assistenten. Training und Weiterbildung ist ein wichtiger Baustein unseres Konzepts. Dennoch können wir unsere Assistenten nicht in allen Bereichen bis ins Detail ausbilden. Und Sie glauben nicht, was Kunden zum Teil für individuelle Anforderungen haben. Und das ist auch gut so und macht die Arbeit interessant.

In der Regel werden unser VPA’s also vom Kunden in dessen spezifischen Anwendungen geschult. Sie verwenden ein besonderes CRM? Kein Problem. Sie können ihrem VPA in einer kurzen Screensharing Session den Umgang damit beibringen. Sie setzen eine Software ein, mit der Sie Beiträge spinnen? Zeigen Sie ihrem VPA in einem Screencast, wie er mit der Software umgehen soll. Sie möchten, dass der VPA Umfragen unter ihren Kunden nach einem bestimmten Muster durchführt? Machen Sie ein paar Anrufe gemeinsam mit ihrem VPA und geben sie Feedback, so dass der Auftrag nach ihren Vorstellungen ausgeführt wird.

8. Follow-Up Aufgaben für die Zusammenarbeit mit einem VPA

Auf diesen Punkt bin ich unter Punkt 1 – Strategie entwerfen schon etwas eingegangen. Mir persönlich hilft es sehr, wenn ich eine Aufgabe nicht einfach so abgebe, sondern mir direkt vor Augen führe, welche Folgeaufgaben damit möglicherweise noch zusammenhängen.

Wenn ich den Prozess bzw. meine ToDo’s bis zu Ende denke, dann kann ich nicht nur einen Teilbaustein abgeben, sondern den ganzen Prozess.

Ich kann Ihnen versichern: Wenn Sie ganze Prozesse abgeben und es gut funktioniert – dann macht Delegieren und Aufgaben und Prozesse abgeben richtig Spaß. Wenn Sie vorher selbst noch dutzende Stunden in ein langwieriges Thema investieren mussten und es dann endlich komplett abgeben können, ist das ein sehr sehr gutes Gefühl.

Also, strukturieren Sie sich Ihre Aufgaben so, dass sie zu jeder Aufgabe gleich die darauf folgende Anschlussaufgabe parat haben.

Denn sonst laufen Sie Gefahr, dass sie ein Ergebnis zurückgespielt bekommen und es „rum liegt“, weil Sie die Folgeaufgabe nicht definiert haben.

9. Feedback nach dem Auftrag – Jeder hört ein Dankeschön gerne

Ich persönlich habe es als hilfreich empfunden VPA’s Feedback zu ihrer Aufgabe zu geben. Das ist insbesondere der Fall, wenn ich länger mit einem VPA zusammengearbeitet habe. In diesem Fall ist das Feedback natürlich auch gleich eine Investition in zukünftige Aufgaben, die ich abgebe.

Manchmal fällt mein Feedback sehr kurz aus. Dann gebe ich es in der Regel einfach per Email. Ist mein Feedback länger, gebe ich es oft auch in Form einer Sprachnachricht.

Diese nehme ich häufig mit Evernote auf und versende sie dann via Email. Je nachdem ob meine Assistenten auch WhatsApp benutzen, hinterlasse ich auch darüber Nachrichten und gebe Aufgaben ab.

Wie Sie Ihr Feedback geben, ist natürlich Ihnen überlassen. Wichtig ist mir nur, dass ich wertschätzend kommuniziere und konstruktive Kritik übe, wenn ich mit den Ergebnissen einer Aufgabe nicht zufrieden bin.

Hätte ich diese 9 Lektionen zum Start der Arbeit mit einem Virtuellen Persönlichen Assistenten von Anfang an parat gehabt, hätte ich mir viel Zeit und Geld gespart. Tatsache ist, dass ich auch jetzt diese Lektionen immer wiederholen muss.

Ich hoffe Sie können genauso gute Erfahrungen in der Arbeit mit VPA’s machen, wie ich sie in den letzten Jahren gemacht habe.

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