Unsere 5 meist genutzten Organisationstools, die Ihnen bei der Delegation und so der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Ihrem persönlichen Assistenten helfen können.

Heute möchten wir Ihnen unsere 5 liebsten Organisationstools vorstellen. Diese Tools helfen uns und unseren Kunden täglich bei der Planung und Durchführung einer organisierten, konkreten und somit erfolgreichen Zusammenarbeit und Aufgabenabgabe. Organisationstools können die Kooperation mit Ihrem VPA deutlich erleichtern und Sie bei der Delegation von Aufgaben unterstützen.

Besonders bei der Arbeit mit einem virtuellen Assistenten, sind Organisation und konkrete Arbeitsschrittplanung wichtige Stichworte. Zwar haben Sie immer die Möglichkeit sich per Skype oder Email mit dem Assistenten auszutauschen, dennoch sitzen Sie beide natürlich nicht zusammen in einem Büro und können sich somit nicht jederzeit bei Rückfragen konsultieren. Genau aus diesem Grund sind Online-Tools und Anwendungen oft eine große Hilfe.

 

Unsere Top 5 Organisationstools sind:

 

5. Wunderlist

Eines unserer Lieblingstools zur Organisation, ist Wunderlist.

Wunderlist ist ein wunderbares Tool um übersichtliche To-Do-Listen zu erstellen. Es hilft nicht nur bei der Planung des nächsten Einkaufs, sondern eben auch bei der Aufgabenplanung für und mit Ihrem Assistenten. Notizen können erstellt, Dateien angehangen, sogar Sprachnachrichten und Videos geteilt werden.

Besonders gut gefällt uns die Anbindung zu sozialen Netzwerken, wie Facebook. Hier können Freunde eingeladen und Listen verschickt werden. Einige Extras und Teampakete sind kostenpflichtig zu erwerben, aber auch die kostenfreie Version überzeugt und macht durch Ihre User-Freundlichkeit sogar richtig Spaß in der Anwendung.

 

4. Google Kalender

Unsere Top 4 der tollsten Organisationstools ist ganz simpel und jedem bekannt: Der Google Kalender.

Der Google Kalender überzeugt uns immer wieder in seiner Nützlichkeit. Wahnsinnig einfach zu bedienen und dabei so praktisch. Außerdem natürlich super weit verbreitet. Denn wer nutzt ihn nicht, den Google Kalender?

Termine können erstellt und mit beliebig vielen Leuten geteilt werden. Sie können den Kalender auch komplett für Ihren Assistenten freigeben, sodass dieser Ihr Kalender- und Terminmanagement übernehmen kann. Gleichzeitig können hier natürlich auch Aufgaben getimed und vergeben werden. So hat Ihr Assistent immer einen Überblick, welche Tasks wann zu erledigen sind und kann sich sogar eine Erinnerungsfunktion einstellen.

Einziger kleiner Nachteil hier, aus unserer Sicht, ist die Übersichtlichkeit, die sicherlich in anderen Anwendungen besser ist.

 

3. Evernote

Nummer drei unserer Organisationstool-Runde ist Evernote

Evernote ist ein Werkzeug, dass wir nur empfehlen können. Die Organisation von Aufgaben kann super übersichtlich in einzelnen Notizbüchern und Notizen festgehalten werden. Ganze Notizbücher, aber auch nur einzelne Notizen können mit anderen geteilt werden. Nebenbei hat das Tool noch 1000 andere Anwendungsbereiche wie: Aufgabenlisten erstellen, Dokumente organisieren, Erinnerungen einstellen und archivieren, Artikel aus dem Internet können ausgeschnitten und hinterlegt werden, Fotos gespeichert, etc.

Wir empfehlen Evernote besonders für die Erstellung von Social Media Plänen, denn alle gespeicherten Notizen kann man hier nicht nur für einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit einstellen, sondern Notizen können auch direkt auch Facebook, Twitter und LinkedIn geteilt werden.

evernote- betse Organisationstools

Wir finden, Evernote ist besonders für größerer Organisationsaufgaben bestens geeignet.

Einzig an der Nutzerfreundlichkeit sehen wir Potential zur Verbesserung. Einige Symbole sind etwas versteckt und somit schwer zu finden. Das ist traurig, da man so einen Moment braucht um richtig durchzusehen und alle tolle Funktionen zu entdecken.

 

2. Trello

Platz Nummer 2 unserer Liste vergeben wir ganz eindeutig an Trello.

Kein anderes Tool hat uns mit seiner Übersichtlichkeit und Einfachheit der Bedienung so überzeugt wie Trello.

Letztendlich würden wir Trello als eine Art ausgeklügeltes Karteikartensystem mit vielen ausgeklügelten Funktionen bezeichnen.

Hier werden einzelne Tafeln (Boards) zu bestimmten Themen Gruppen erstellt. In jedem Board hat man dann die Möglichkeit Kategorien anzulegen. Bei der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten könnten Ihre Kategorien hier etwa heißen: „To-Do“, „Benötigt Feedback“, „In Bearbeitung“ und „Done“. In jeder Kategorie werden dann Karteikarten mit den einzelnen Aufgaben abgelegt. Diese können dann farblich markiert werden, um Prioritäten festzulegen, Fristen können eingestellt werden, Dokumente angehangen, Mitglieder für einzelne Notizen eingeladen werden und Checklisten erstellt. Alle Mitglieder des Teams können Karteikarten gleichermaßen bearbeiten, sodass Sie als Kunde Aufgaben einstellen und der Assistent Ergebnisse teilen kann. Nebenbei können Sie sich gegenseitig wichtige Nachrichten hinterlassen.

trello- beste Organisationstools

Insgesamt ein Tool, dass uns immer wieder in Funktionalität, Leistung und Bedienung überzeugt. Einziger Nachteil: Trello ist eher für die Organisation kleinere Projekte geeignet. Bei großen Projekten und vielen Karteikarten verliert man schnell den Überblick.

 

1. Bitix24

Momentan unsere absolute Nummer 1: Bitrix24

Bitrix24 ist kein Organisationstool im klassischen Sinne, sondern eigentlich eine Social Intranet- und Collaboration-Lösung, aber eben auch geeignet für die Organisation von Aufgaben. Aufgaben können im System angelegt werden, Mitarbeiter und Kunde können zugeordnet werden, Zeiten können gemessen, Dokumente geteilt werden und vieles mehr. Außerdem bietet Bitrix24 durch den Activity Stream und diverse Projektgruppen die Möglichkeit für einen internen und externen Austausch und hat hier ähnliche Funktionalität wie ein Social Media Netzwerk.

Wir nutzen Bitrix24 seit Kurzem als Intranet und sind begeistert. Momentan befinden wir uns noch in der Testphase, laden aber auch gerne schon Kunden dazu ein mit uns alle Funktionen und Möglichkeiten des Systems zu entdecken.

Wir sind begeistert und können das System nur  wärmstens empfehlen.

 

Mit welchen Organisationstools arbeiten Sie am liebsten?

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