Jeder kennt sie, diese Tage im Büro, an denen einfach nichts passiert. Man sitzt auf seinem Stuhl, sieht irgendwann auf die Uhr. Es ist viertel vor Fünf. Eigentlich Zeit um langsam an den Feierabend zu denken. Doch ein kurzer Blick auf die To-Do-Liste auf dem Schreibtisch verrät, dass noch immer die Hälfte der Aufgaben unerledigt ist. Und das, obwohl man eigentlich den ganzen Tag beschäftigt war. Wie schafft man es nur am Ende des Tages wirklich alles erledigt zu haben, was man sich am Morgen vorgenommen hat? Und was hat Superman damit zu tun?

Mehr Zeit. Dank Superman.

Kommt Ihnen die obige Situation bekannt vor? Schaffen Sie auch oft gerade die Aufgaben nicht, die Sie sich für den Tag vorgenommen haben? Dann lassen Sie sich vielleicht auch zu viel von der Agenda anderer Personen einnehmen und blocken nicht genug Zeit für Ihre eigenen Projekte. Und selbstverständlich haken Sie ihre To-Do-Liste nur dann ab, wenn es Ihnen gelingt auch an dieser zu arbeiten. Im Folgenden stelle ich deshalb eine Methode vor, wie sie es täglich schaffen weniger zu arbeiten und doch mehr zu erreichen.

Das hält Sie davon ab, die Welt zu retten:

1. „Dringende“ Aufgaben, die sowieso wieder verworfen werden

Im Laufe eines Arbeitstages erreichen einen eine ganze Menge an Aufgaben von anderen Menschen, egal ob Chefs, Kollegen und Kunden. Und die meisten davon sind „dringend“. Sie sollen „sofort“ erledigt werden und sind natürlich auch immer „wichtig“. Das ist unpraktisch, denn eigentlich hat man ja selbst noch seine eigene To-Do-Liste auf dem Tisch liegen, die dafür warten muss. Und nichts ist frustrierender, als seine eigene Arbeit für mehrere Stunden zu unterbrechen, vielleicht sogar Überstunden zu machen, nur um am nächsten Morgen zu erfahren, dass die ganze Arbeit umsonst war und der Chef nun doch eine andere Strategie verfolgt. Man gerät in eine Spirale, in der man dem Arbeitstempo der anderen nur noch hinterherzulaufen scheint.

2. Leute, die andauernd nach Instruktionen fragen

Sobald es Menschen gibt, die auf Ihre Weisungen angewiesen sind, ist es schrecklich einfach von Nachfragen überwältigt zu werden. Egal, ob es sich um eigene Mitarbeiter, Kollegen oder Dienstleister handelt; schnell hat man das Gefühl seinen Tag nur noch mit dem Micro-Management anderer Personen zu verbringen. Oft ist man gefühlt in jede Entscheidung einbezogen und würde die Aufgabe wohl schneller selbst erledigen. So arbeitet man man vor lauter Anweisungen eher die Aufgaben seiner Zuarbeiter ab, anstatt sich seinen eigenen Aufgaben zu widmen.

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Stellen Sie sich vor, Sie sind Superman

Ja, richtig! Stellen Sie sich vor Sie sind Superman. Sie können durch die Luft fliegen, Menschen retten und sehen dabei auch noch total lässig aus. Allerdings bekommen Sie deshalb auch den ganzen Tag Hilferufe der gesamten Bevölkerung. Sie können trotz ihrer Superkräfte aber nur an einem Ort gleichzeitig sein und dort Leben retten. Sie müssen also entscheiden, wo gerade wirklich Menschenleben in Gefahr sind und wo vielleicht nur ein Kätzchen auf einem Baum sitzt.

So ist das auch mit der Flut an Aufgaben, die auf Sie einströmen. Alle Aufgaben sind „dringend“, „wichtig“ und „asap“. Alle Aufgaben schreien um Hilfe. Aber letztendlich sind viele von diesen Aufgaben gar nicht so dringend und existieren morgen vielleicht schon gar nicht mehr, sie lösen sich von ganz alleine, wenn man Ihnen nur Zeit gibt.

Wer ständig versucht alle Aufgaben sofort zu bearbeiten muss doppelt so viel arbeiten, wie jemand, der Nachrichten erst mal eine Weile ruhen lässt. So fehlt ständig die Energie um Aufgaben wirklich gründlich zu bearbeiten und man bekommt das frustrierende Gefühl nie wirklich alles zu erledigen.

Unterteilen Sie deshalb alle einkommenden Anfragen in zwei Kategorien:

A: Superschurken, Laserwaffen, Abstürzende Flugzeuge

Oder anders gesagt: Dinge von denen gerade wirklich etwas abhängt, die auf keinen Fall warten können, ohne dass das Projekt scheitert oder die Firma pleite geht.

B: Omas, die Hilfe beim Überqueren einer Straße benötigen und kleine Kätzchen.

Auch diese Kategorie wird laut schreien, denn aus ihrer Sicht benötigen sie gerade Hilfe. Aber sind wir mal ehrlich, sie können auch noch ein bisschen warten. Und wer weiß, vielleicht nimmt jemand anderes die ältere Dame an die Hand und das Kätzchen findet alleine vom Baum herunter, ohne dass Superman eingreifen muss.

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Was also tun, wenn man nur begrenzt Zeit hat

Keine Frage, wenn die Firma auf den Bankrott zusteuert, falls ein Problem nicht in der nächsten Stunde gelöst wird: nichts wie ran an die Aufgabe, Superman!

Aber mal ehrlich, 95% der Aufgaben sind eher Kategorie B – auch wenn sie ein rotes Ausrufezeichen im E-Mail Kopf haben.

Nehmen Sie diese Aufgaben wahr, markieren Sie sie als „zu bearbeiten“ – und dann lassen Sie diese Aufgaben standardmäßig 24 Stunden ruhen, bevor Sie auch nur daran denken sie zu bearbeiten.

Sie haben richtig gehört, das ist die Methode zum Erfolg: Versuchen Sie nicht alle Aufgaben sofort zu bearbeiten und lassen sich dadurch von der Agenda anderer Menschen einnehmen.

Ich weiß, das klingt total widersprüchlich, wollen wir doch unsere Produktivität steigern. Aber glauben Sie mir, durch diesen simplen Trick verdoppeln Sie ihre täglich Leistung. In der Regel geht die Welt nicht unter, wenn etwas nicht sofort bearbeitet wird (und falls doch, dann ist das verdammt noch mal eine Aufgaben vom Typ A!) – aber es setzt ungeahnte Ressourcen frei.

Was der Trick tut: Er verhindert, dass Sie Arbeiten erledigen, die sich sowieso in den nächsten Stunden als irrelevant herausstellen, weil der Auftraggeber es sich anders überlegt hat. Er erzieht auch ihr Umfeld dazu, nicht sofort eine Antwort von ihnen zu erwarten. Dadurch werden Sie viele kleine und unbedeutenden Probleme nicht mehr zu höhren bekommen, da die andere Person sie lieber kurz alleine löst.

Machen Sie auch ihr Team zu Superhelden

Das gleiche gilt übrigens auch für ihr Team. Lassen Sie ihr Team wissen, dass Sie den ganzen Tag damit beschäftigt sind, Menschenleben zu retten – und keine Zeit für Fragen á la „sollen wir für den Newsletter den roten oder grünen Hintergrund nehmen?“ haben.

Kommunizieren Sie, dass Sie nur in wichtige Entscheidungen mit einbezogen werden wollen.

Und machen Sie ganz klar, dass auch ihre Mitarbeiter Helden sind. Und Helden können Probleme im Normalfall ohne Sie lösen. Die meisten Menschen sind sehr dankbar für diese höhere Selbstbestimmung. So haben Sie noch mehr Zeit, sich auf ihre To-Do-Liste und die großen Probleme im Leben zu kümmern und werden bestimmt den einen oder anderen Superschurken zur Strecke bringen.

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Foto von JD Hanckock, CC BY, Foto von JD Hanckock, CC BY

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