Mikrodelegation vs. Makrodelegation – wie Sie Aufgaben wirklich effektiv abgeben

Ein Sprichwort, das ich in diesem Zusammenhang gerne zitieren möchte, und das bei genauer Betrachtung und Befolgung eine riesigen Wandel darin auslösen könnte, wie wir arbeiten, wie wir Kinder erziehen und ja, auch wie wir delegieren, ist:

“Give a man a fish and you feed him for a day. Teach a man to fish and you feed him for a lifetime.”

Ich will hier aber nicht zu sehr in philosophische Debatten einsteigen, sondern nur kurz hervorheben, wie das Sprichwort mit meinen Learnings in Bezug auf Delegation, also das Abgeben von Aufgaben resoniert.

1. Mikro delegieren vs. Makro delegieren – ODER jemandem einen Fisch geben vs. ihm beibringen zu fischen

Was bedeutet es zu Mikro-delegieren? Was bedeutet es zu Makro-delegieren?

Das Hauptunterscheidungsmerkmal zwischen Mikrodelegation und Makrodelegation liegt für mich in dem Grad, in dem ich die Person oder Organisation an die ich delegiere, befähige eigenständig Probleme zu lösen.

Hier ein paar Beispiele: Für mich bedeutet Mikro-delegieren, eine oder mehrere Aufgaben zu delegieren und dabei im Detail jeden einzelnen Schritt vorzugeben, den sie machen soll.

Dabei wird in der Regel vergessen zu erwähnen, warum diese Schritte durchgeführt werden sollen. Es wird vergessen zu kommunizieren, was der größere Sinn hinter der Aufgabe ist und was der Zusammenhang mit anderen Aufgaben ist.

Werden Schnittstellen nicht erwähnt oder die Funktion der Schnittstellen nicht erklärt, werden in der Regel keine Reihe an zusammenhängenden Aufgaben abgegeben, sondern einzelne „Mikro“ Aufgaben, die sich vergleichsweise schnell abarbeiten lassen, zurückgespielt werden und dann in der Regel weiteren Follow-Up’s bedürfen.

Im Gegensatz dazu bedeutet Makro-delegieren für mich der Person / Organisation, an die ich delegiere, meine übergreifenden Ziele, die ich mit der Delegation verfolge, zu vermitteln, einen Zusammenhang zwischen Aufgaben herzustellen und Schnittstellen zu erklären.

Das gewünschte Ergebnis der Aufgabe zu definieren, aber den einzuschlagenden Weg offen zu lassen (wobei ich in der Regel zumindest einen Lösungsvorschlag gebe und skizziere). So gebe ich der Person, an die ich delegiere Verantwortung und Spielräume, um, wenn erwünscht, eigene kreative Lösungen entwickeln zu können. So kann ich selbst dafür sorgen, dass ich proaktive, engagierte Mitarbeiter und Kollegen habe. Außerdem habe ich so die Möglichkeit Menschen zu motivieren, indem ich ihnen Eigenverantwortung für meine Projekte übergebe.

Bei der Mirkodelegation werden einzelne Aufgaben kleinteilig weitergereicht. Bei der Makrodelegation werden Aufgaben und Rollen innerhalb eines Projetes vollständig übergeben. Sie entfernen sich selbst als Engpass für die Erledigung der Aufgabe, Jetzt und in Zukunft.

2. Pros und Kons für Mikro Delegation vs. Makrodelegation

Aber was sind denn nun genau die Vor-und Nachteile von Mikrodelegation und Makrodelegation?

Mikrodelegation – Pro’s:

+ Die Aufgabe wird so kleinteilig und in einem so abgesteckten Rahmen abgegeben, dass kaum Raum für Fehler besteht

+ Die Aufgabe wird so kleinteilig abgegeben, dass es in der Regel nicht lange dauert, um sie zu delegieren

+ Die Aufgabe wird so abgegeben, dass sie in der Regel weniger Nachdenken und damit weniger Qualifikation der / des Ausführenden braucht

Mikrodelegation – Kontra’s:

– Die Aufgabe wird so kleinteilig abgegeben, dass kaum Raum für eigene Kreativität besteht

– Die Aufgabe wird ohne Bezug zu einem größeren System abgegeben, sodass bald weitere Anweisungen folgen müssen, oder der Prozess nach der Erledigung der „kleinen“ Aufgabe wieder zum Stillstand kommt

– Die Aufgabe wird so abgegeben, dass in der Regel kein Aufbau von wirklichen Qualifikationen und echter Expertise zustande kommt (wenn man darunter versteht, dass echte Expertise durch das Schaffen eines ausgedehnten Referenzrahmens an Erfahrungen entsteht, die man sich praktisch schafft – Ausnahmen und Gegenbeispiele gibt es natürlich)

– Es werden keine Prozesse und Rollen übergeben, so dass keine “Automatisierung” bzw. vollständige Übergabe von wiederkehrenden Aufgaben erfolgt.

Makrodelegation – Pro’s:

+ Wenn ich zusammenhängende Aufgaben abgebe, gebe ich Personen einen besseres Gefühl für „das große Ganze“ und kann die Motivation steigern

+ Wenn ich durchdacht, zusammenhängende Aufgabenbereiche systematisiere und die Verantwortung dafür übertrage, habe ich, wenn der Prozess einmal aufgesetzt ist, meine Ruhe und kann darauf hoffen, dass sich das System noch verbessert (wenn ich klar mache, dass das System verbessert und angepasst werden darf und soll.)

+ Wenn ich Personen das Vertrauen gebe selbst zu lernen, auch mal Fehler zu machen, eigenständig nach der Lösung von Problemen und Verbesserung von bestehendem zu suchen, besteht zumindest die Möglichkeit, dass ich irgendwann von vielen Menschen umgeben bin, die besser sind in dem was sie tun, als ich es jemals sein werde. Das ist eine gute Sache. Und das um so mehr, je länger diese Personen auch noch an einem Strang mit mir ziehen.

+Durch die Übergabe des Projekts und der Verantwortung kann ich darauf hoffen, dass ein Kollege oder Mitarbeiter sich mit der Aufgabe identifiziert und intrinsische Motivation für die Weiterentwicklung und die Abgabe eines herausragenden Ergebnisses entwickelt.

Okay, aber auch zur Makrodelegation gibt es einige von Cons.

Makrodelegation – Kontra’s:

– Es dauert oft länger die Aufgabenbereiche so zu dokumentieren und systematisieren, dass sie abgegeben werden können. Aufgaben müssen genau durchdacht sein und Ziele klar definiert.

– Besonders anfangs kommt es noch eher zu Fehlern, wenn sich Personen in komplexere Aufgaben(Bereiche) einarbeiten und versuchen herauszufinden, was funktioniert und was nicht funktioniert. Hier sind sie auch auf Feedback angewiesen.

– Die Durchführung der Aufgabe braucht eher jemanden, der die Motivation mitbringt eigenständig Lösungen zu entwickeln und Prozesse zu verbessern.

– Es erfordert auf kurze Sicht mehr Überlegung und Anstrengung, Aufgaben und Prozesse so zu dokumentieren und zu übergeben, dass man sie nie wieder selbst machen muss, als nur kleinteilige Einzelaufgaben abzugeben.

Für mich überwiegen die Vorteile der Makrodelegation so sehr, dass ich Aufgaben am liebsten nur noch Makro-delegieren würde.

In der Regel ist das aber leichter gesagt als getan. Zu Makro-delegieren erfordert häufig mehr Disziplin, Geduld und Vorbereitung, als ich sie mir im geschäftigen Alltag nehmen zu können meine.

Aber das ist ein Fehler. Als Unternehmer ist Makro-delegieren, bzw. das vollständige übergeben von Prozessen und Funktionen meine Aufgabe. Zumindest bis ich mir wieder genug Zeit geschaffen habe mich auf meine unternehmerischen Aufgaben zu konzentrieren.

Dabei ist es auch nicht zu unterschätzen, wie wichtig es ist, Schritt für Schritt auch seine Assistenten zum selbst denken anzuregen.

Letztendlich spare ich mir Zeit, Geld und andere Ressourcen, wenn ich jemandem beibringe zu fischen (selbst Lösungen zu entwickeln, kreativ zu werden, sich Dinge eigenständig beizubringen, die zu einer Lösung oder „Wachstum“ führen könnten), anstatt dass ich ihm einfach den Fisch serviere (fertige Lösungen vorbereiten, mikro-managen

und darauf bestehen, dass mein Ansatz gewählt wird). Auch wenn es oft schneller geht und mir eher das Gefühl von Kontrolle gibt, wenn ich Mirko-manage und Mikro-delegiere.

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