Verfügt Ihr Unternehmen über eine große Kundendatenbank? Oder hätten Sie gerne eine Liste von allen möglichen Kunden in Ihrer Stadt oder ganz Deutschland? Hängt Ihr Geschäftsmodell möglicherweise von der Recherche von Daten und dem Aufbau von Datenbanken ab?

Wenn wir zurückblicken und analysieren, in welchem Bereich wir unseren Kunden in den letzten Jahren den größten Wettbewerbsvorteil schaffen konnten, steht dieser Aufgabenbereich mit Abstand an erster Stelle.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen anhand praktischer Beispiele zeigen, in welchen Bereichen Rechercheaufgaben darüber entscheiden können, ob ein Unternehmen zum Marktführer wird oder das Geschäft einstellen muss. Außerdem verrate ich Ihnen, wie ein VPA dabei helfen kann eine anonyme Urlaubsbekanntschaft wiederzufinden.

Um das abstrakte Thema Recherche etwas greifbarer zu machen, möchte ich Ihnen gerne einige Beispiele geben. Ich wähle dabei bewusst keine konkreten Fälle, weil wir selbstverständlich niemals ohne ausdrückliche Einwilligung Details über die Zusammenarbeit mit einem Kunden veröffentlichen. Jedes Beispiel stammt aber in leicht abgewandelter Form aus unserer Unternehmenspraxis.

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Warum ein Vergleichsportal für Elektrogeräte, ein Versicherungsunternehmen und ein Online-Magazin gleichermaßen von Rechercheaufgaben abhängig sind

Das erste Beispiel ist ein Vergleichsportal für Elektrogeräte. Das Unternehmen verfügt über eine beachtliche Datenbank, in der tausende Produkte inklusive Produktdaten, Preisen und Anbietern erfasst und dargestellt werden. Einige dieser Aufgaben können von Software übernommen werden. Um aber vor allem in der Anfangsphase schnell wachsen zu können, ist es allerdings essentiell ein Team von Mitarbeitern oder eben Assistenten zu haben, die schnell möglichst viele Datensätze, in diesem Fall Handys, Laptops und Fernseher zusammensuchen und in die Datenbank einpflegen. Dauert diese Recherche zu lange, kann die Konkurrenz in dieser Phase schneller wachsen und einen Vorteil gewinnen.

Ebenso ist es für einen Versicherungsmakler wichtig, die Daten von Kunden und Interessenten zu organisieren und aufzubereiten. Teilweise fehlen vielleicht noch Daten, die dabei helfen würden, den Kunden besser kennenzulernen und ein maßgeschneidertes Angebot zu machen. Vielleicht müssen aber auch Telefonnummern und E-Mail Adressen in ein einheitliches Format gebracht werden.

Natürlich sind auch Informationsmedien wie Online-Magazine oder Blogs darauf angewiesen, immer auf dem neusten Stand zu sein und über alle nötigen Informationen zu verfügen. Ein Magazin für Mode berichtet beispielsweise tagesaktuell über aktuelle Trends und Entwicklungen. Welche Kollektion hebt sich auf der Fashion Week besonders ab? Welche Farben werden in diesem Herbst getragen oder aber wer hat die Rechte an einem Foto, das für einen Artikel verwendet werden soll.

Wie kann eine einmalige große oder eine regelmäßige Rechercheaufgabe am besten automatisiert werden?

Vorab möchte ich kurz darauf eingehen, für welche Recherchejobs ein Virtueller Assistent in der Regel nicht geeignet ist. Grundsätzlich gilt, je mehr eine Recherche von individuellem Wissen oder persönlichen Erfahrungen des Auftraggebers oder einer dritten Person abhängen, umso schlechter kann ein Assistent die Aufgabe übernehmen. Außerdem macht es keinen Sinn, einen VPA zu beauftragen, wenn es sich nur um eine einmalige kleine Recherche handelt (alles unter 10 Stunden pro Monat ist extrem klein). An dieser Stelle muss ich Ihnen daher leider auch gestehen, dass wir unserem oben angesprochenen Kunden leider nicht dabei helfen konnten, seine Urlaubsbekanntschaft wiederzufinden.

Ein Virtueller Assistent kann aber problemlos die Aufgaben aus den oben angesprochenen Beispielen übernehmen. Oft setzen wir bei größeren Recherchen sogar gleich ein ganzes Team von Assistenten ein. So können Marktanteil und Wachstum innerhalb weniger Wochen deutlich gesteigert werden. In vielen Unternehmen setzen wir über Jahre hinweg ganze Teams ein, die Datenbanken immer auf dem neusten Stand halten und zu einem wichtigen Bestandteil des Unternehmens werden.

Fast täglich erscheinen neue Laptops, in der Modewelt gibt es immer neue Skandale und auch ein Versicherungsmakler baut seinen Kundenkreis Monat für Monat weiter aus. Unser Ziel ist es, jedem Kunden dabei zu helfen, sein kleines Imperium aufzubauen.
In der Regel stellen wir bei derartigen Aufgaben einen Teamleiter, der in etwa die Aufgaben eines Projektleiters übernimmt. Unter dem Teamleiter steht meist ein Team von zwei bis fünf Assistenten. Neben der Organisation des kleinen Teams übernimmt der Teamleiter auch die Kommunikation mit dem Kunden, damit dieser einheitliche Reports und Ergebnisse bekommt. Er hat immer den Überblick, welcher Assistent gerade woran arbeitet und achtet darauf, dass gesetzte Ziele erreicht werden.

Warum es Sinn macht Recherche- und Datenbankaufgaben auszusourcen

Kurz und knapp: Wir haben Strandschicht gegründet, weil wir selber nach einer Möglichkeit gesucht haben, große Rechercheaufgaben günstig und schnell erledigen zu lassen. Und genau hier liegen die wichtigsten Vorteile. Zum einen ist ein VPA deutlich günstiger und flexibler als jede uns bekannte Alternative. Außerdem können so flexibel und schnell große Aufgabenpakete abgearbeitet werden, ohne dafür Mitarbeiter suchen und einstellen zu müssen, was mit hohen Kosten und Aufwänden verbunden wäre.

Wenn Sie wissen wollen, ob in Ihrem Unternehmen der Einsatz eines Assistenten oder kleinen Teams von Assistenten Sinn macht, um schneller zu wachsen oder liegen gebliebene Aufgaben zu erledigen, schreiben Sie uns gerne an (Link zum Kontaktformular) und wir nehmen uns die Zeit für eine persönliches Gespräch, um Sie und Ihr Unternehmen kennenzulernen. Wir versuchen garantiert nicht, Ihnen etwas zu verkaufen. Vielleicht macht eine Zusammenarbeit Sinn, vielleicht aber auch nicht. In jedem Fall freuen wir uns aber darauf, von Ihnen zu hören!