Jeder kennt sie, jeder kommt täglich mit ihnen in Berührung und doch nehmen wir sie oft gar nicht richtig wahr: Handlungen, die sich im Laufe eines Arbeitstages immer wieder und wieder wiederholen und uns dabei Zeit und Energie kosten.

Das können klitzekleine Dinge, wie das korrekte Sortieren von E-Mails im Posteingang, oder auch riesige Projekte, wie das Abgleichen einer Datenbank oder das Beantworten von Kundenfragen am Telefon sein.

Wer seinen Kopf frei für kreative Gedanken, neue Strategien oder einfach nur seine „eigentliche“ Arbeit haben möchte, der sollte sich von diesem repetitiven Aufgaben-Ballast befreien und simple Aufgaben automatisieren.

Aber wie geht das eigentlich, Aufgaben automatisieren? Ist das nicht furchtbar kompliziert? Und kann man das mit allen Aufgaben machen?

(Fast) alle Aufgaben lassen sich automatisieren

Mit genügend Aufwand, lassen sich fast alle Aufgaben automatisieren. Es gibt Algorithmen, die erkennen, ob ein Lied ein Super-Hit werden wird, und Computer, die Weltraumsonden zielsicher zu Meteoriten fliegen. Alles völlig automatisiert.

Dagegen sind die meisten lästigen Aufgaben in unserem Arbeitstag ein Kinderspiel und die Automatisierung kann wirklich von jedem bewerkstelligt werden.

Der wichtigste Schritt dabei ist, sich überhaupt dessen bewusst zu sein, dass man Aufgaben automatisieren kann. Und das haben wir genau in diesem Moment hinter uns gebracht. Sehr gut!

Jetzt geht es nur noch darum herauszufinden, welche Aufgaben sich besonders zum Automatisieren eigenen und wie man diese am besten abgibt.

Schritt 1: Die Aufgaben finden

Achten Sie einmal gezielt den ganzen Tag darauf, wann sie Dinge wiederholt tun. Führen Sie Strichliste, bei allen Handlungen, die sie mehr als einmal tun. Ganz egal, ob es das Umsortieren der Emails, das Anweisen von Mitarbeitern, der Gang zum Kopierer oder das Antworten auf Kundenfragen ist. Sobald Sie sich beim Schreiben, am Telefon oder im Gespräch wiederholen kostet dies ein wenig Energie und hat das Potential optimiert und automatisiert zu werden.

Schritt 2: Wählen Sie die besten Aufgaben aus

Alles kostet Zeit und Energie, auch das Automatisieren von Aufgaben. Suchen Sie sich deshalb die Handlungen heraus, die Sie im Alltag am meisten nerven, die am meisten Zeit kosten oder die am häufigsten wiederholt werden.

Oft ist es so, dass 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent der Energie verbrauchen (und Energie bedeutet hier, Kraft, Nerven, Fokus, Zeit, etc.).

Fangen Sie mit den energieraubendsten Aufgaben an.

Schritt 3: Einen Prozess erstellen

Überlegen Sie sich nun genau, welche konkreten Schritte notwendig sind um diese zu erfüllen.

Schreiben Sie jeden notwendigen Schritt so präzise auf, dass ihre Großmutter das Skript lesen und danach die Handlung korrekt ausführen könnte.

Am besten bauen Sie dazu z.B. in PowerPoint ein Flowchart oder nehmen mit Snagitgezielt den ganzen Prozess von ihrem Bildschirm auf.

Print

Schritt 4: Testen Sie den Prozess

Beim nächsten Mal, wenn Sie in ihrem Alltag die Handlung ausführen müssen, halten Sie kurz inne. Nehmen Sie sich Ihr Skript aus Schritt 3 und arbeiten Sie den Prozess haargenau so ab, wie er geschrieben steht.

Das sorgt regelmäßig für ein Schmunzeln, oder auch große Verwirrung. Denn oft sind einzelne Schritte für uns so selbstverständlich, dass wir sie unterbewusst erledigen. Wir vergessen dabei, sie aufzuschreiben. Fehlt aber die präzise Erklärung von solchen Zwischenschritten, kommt es schnell zum totalen Chaos, wenn eine fremde Person das Skript abarbeiten soll.

Ein Beispiel ist z.B. ein erfahrener Autofahrer, der einem Fahranfänger an der Ampel sagt „Gib Gas!“ – und dabei natürlich völlig vergisst, dass der unbeholfene Fahrer davor ja noch auf die Kupplung treten muss. Das Ergebnis – Chaos (und ein sehr laut heulender Motor)

Schritt 5: Geben Sie die Arbeit ab!

Wenn Ihr Skript den obigen Test ein bis zweimal erfolgreich bestanden hat, können  Sie nun einen Kollegen, einen Virtuellen Assistenten oder ein Computerprogramm wie IFTTTbeauftragen die lästige Arbeit für sie zu erledigen.

Herzlichen Glückwunsch! Ab jetzt haben Sie Ihren Kopf ein Stückchen freier, für die wichtigen Dinge im Leben!

Foto (zugeschnitten) von Arthur Caranta ,  CC-BY
Flowchart von Jack Mosher, CC-BY

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