Wir arbeiten seit Gründung von Strandschicht mit unseren Mitarbeitern ausschließlich virtuell zusammen, und haben so umfangreiche Erfahrung in der Führung von virtuellen Teams sammeln können. Unsere Mitarbeiter sitzen inzwischen überall auf der Welt, sodass wir unsere Kooperation und Kommunikation präzise managen und planen müssen.

Wir möchten heute 5 Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit mit Ihnen teilen.

1. Persönlicher Kontakt/ Meetingkultur

Auch in der virtuellen Zusammenarbeit darf der persönliche Kontakt zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter nicht vergessen werden. Wie mit jedem anderen Mitarbeiter, ist es auch in der Arbeit mit einem virtuellen Assistenten vorteilhaft eine persönliche Beziehung zueinander aufzubauen. Wer sich sympathisch ist und einander versteht, arbeitet in der Regel effektiver zusammen.

Aber nicht nur um sich kennenzulernen, spielt der Kontakt zueinander eine wichtige Rolle, auch für die Delegation und Abgabe von Aufgaben ist er unerlässlich. Damit verbunden ist eine neue Meetingkultur, die vielen Arbeitgebern noch fremd ist. Gerade für eine virtuelle Zusammenarbeit ist es wichtig Aufgaben präzise und genau abzugeben. Dazu reicht eine einfache Email oft nicht aus. Besonders wenn ein Team von virtuellen Mitarbeitern zu managen ist. Wir empfehlen regelmäßige Meetings, zum Beispiel via Skype, Zoom oder Google Hangouts. Während eines Gespräches, oder sogar eines Screensharings können Aufgaben wesentlich genauer erklärt und Gedanken besser ausgetauscht werden. Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter welche Schritte eingehalten werden sollen, erklären Sie ihm um welche Aufgabenstellung es geht und mit welchem Hintergrund diese ausgeführt werden soll. Tauschen Sie Ideen mit dem Mitarbeiter aus und regen Sie ihn dazu an pro aktiv Gedanken und Einfälle mit Ihnen zu teilen.

So gehen Sie sicher, dass der Assistent verstanden hat worum es geht und Sie gedanklich auf einer Ebene sind.

Es ist außerdem hilfreich bei Gesprächen die Kamera anzustellen, so können beide Parteien sich einen besseren Eindruck voneinander machen. Das stärkt auch das Bewusstsein dafür, dass auf der anderen Seite ein Mensch sitzt und so den Umgang miteinander.

2. Klare, präzise Kommunikation

Eine präzise Kommunikationsweise und Aufgabenabgabe erhöht die Effizienz der gemeinsamen Arbeit.

Besonders bei einer virtuellen Zusammenarbeit ist Präzision unerlässlich. Oft unterschätzt man, wie zuträglich ein direkter Kontakt dem Aufgabenverständnis sein kann. Mimik und Gestik in der Kommunikation fallen. vollkommen weg, wenn Aufgaben nur per Email oder schriftlich delegiert werden.

Je genauer Sie Aufträge und Aufgabenbereiche formulieren, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass das Ergebnis letztendlich Ihren Vorstellungen und Ansprüchen entspricht.

Gehen Sie bei der Kommunikation mit einem virtuellen Mitarbeiter nicht nur auf das wesentliche, nämlich die Aufgabenbeschreibung ein, sondern erklären Sie ihm auch Zusammenhänge und Hintergründe. Beachten Sie dabei, dass Sie und der Mitarbeiter wahrscheinlich unterschiedliche Kontexte haben, erklären Sie also lieber zu genau, als unzureichend.

Haben Sie zum Beispiel eine Vorstellung, wie Ergebnisse aufbereitet werden sollen, dann teilen Sie diese Vorstellung mit Ihrem virtuellen Assistenten.

Warum sollen Aufgaben erledigt werden? Hintergrundinformationen können helfen Aufgaben richtig einzuordnen und Ergebnisse zu filtern.

Wie viel Zeit soll aufgewendet werden? Wann erwarten Sie die Ergebnisse? Gibt es eine Deadline?- Alles wichtige Faktoren.

Wir raten dazu Aufgaben immer erst einmal für eine kurze Zeit, oder einen Teil der eigentlich eingeplanten Zeit freizugeben, um dann Ergebnisse kontrollieren und evtl. korrigieren zu können. Haben Sie zum Beispiel eine Rechercheaufgabe, für die 10 Stunden eingeplant sind. Dann lassen Sie den Mitarbeiter erst einmal eine oder zwei Stunden daran arbeiten. Schauen Sie sich dann die Ergebnisse an. So haben Sie die Möglichkeit Ihre Vorstellungen noch zu präzisieren, falls die Bearbeitung noch nicht ganz dem entspricht, was Sie sich wünschen. Außerdem haben Sie so schon eine gute Einschätzung des Gesamtaufwands. Sollen insgesamt 1000 Ergebnisse generiert werden? Dann schauen Sie sich an, was in einer Stunde möglich ist und rechnen Sie hoch.

Teilen Sie auch Deadlines mit dem Assistenten. Hier empfiehlt es sich die Deadline für den Mitarbeiter etwas früher zu setzen, sodass für eventuell anfallende Korrekturen und Ausarbeitungen noch genügend Zeit bleibt.

 

3.Vertrauen

Anders als in der persönlichen, direkten Zusammenarbeit, wird es Ihnen nie möglich sein, einen virtuellen Mitarbeiter komplett zu kontrollieren. Hier ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen. Permanente Kontrolle ist oft nicht notwendig und sogar kontraproduktiv. Sollte ein Mitarbeiter nicht präzise Arbeiten oder sich ständig von aufgabenexternen Dingen ablenken lassen, dann merken Sie das in den Ergebnissen und Zeiten. Wichtig ist, dass Sie Ergebnisse nach Erhalt prüfen und sich Zeiten aufbereiten lassen. So fällt es Ihnen definitiv auf, wenn es hier Ungereimtheiten geben sollte. Ansonsten vertrauen Sie aber Ihrem Mitarbeiter.

Wem Vertrauen entgegen gebracht wird, der merkt das und wird in der Regel motivierter und erfolgreicher Arbeiten.

 

4.Ergebnisse messen

Punkt 4 knüpft sich dem, oben genannten Punkt 3 an. Messen Sie Ergebnisse. Vergleichen Sie Zeiten und Ergebnisse. Es ist wichtig, dass Sie lernen Ihren virtuellen Mitarbeiter einzuschätzen und, sodass Sie wissen, was Sie von Ihm erwarten können. Nur so lassen sich Ergebnisse effektiv messen und steuern.

Es ist auch hilfreich, wenn Sie abzugebende Aufgaben einige Male selbst bearbeitet haben. So entwickeln Sie ein Gefühl für den zeitlichen Aufwand der Bearbeitung und den Schwierigkeitsgrad und können dem Assistenten bei Fragen besser helfen.

Bitten Sie den Mitarbeiter außerdem um seine Meinung, darum entstandene Herausforderungen oder Probleme bei der Bearbeitung offen anzusprechen. So haben Sie eine bessere Einsicht, können zur Not Hilfestellung leisten und Arbeitsschritte anpassen.

 

5.Leistungen honorieren- ein Lob hört jeder gern

Leider müssen wir immer wieder feststellen, wie wenig Bedeutung diesem Punkt beigemessen wird. Kritik wird mit vollen Händen verteilt und ist natürlich, wenn konstruktiv auch wichtig, um eine virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich zu machen. Wir nehmen jede Kritik ernst und entdecken so immer wieder Verbesserungspotentiale.

Lob wird dabei oft vergessen. Jeder Mitarbeiter, ob direkt oder virtuell freut sich darüber, wenn seine Leistungen honoriert werden. Sicherlich wissen Sie selbst, wie motivierend ein einfaches Lob oft wirken kann. Unterschätzen Sie also nicht die Wirkung von positivem Feedback- Auf Dauer wird es Ihnen die Zusammenarbeit mit einen motivierten und loyalen Mitarbeiter sichern.

Haben Sie noch weitere gute Tipps für die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Mitarbeiter? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen.