Mit diesen Tools sparen Sie Zeit, Nerven und Geld beim Delegieren von Aufgaben

Die digitale Zusammenarbeit, insbesondere die virtuelle Zusammenarbeit in Teams kann durchaus eine Herausforderung darstellen.

Besonders am Anfang habe ich unterschätzt, welchen Unterschied es machen kann sich doch mal gemeinsam an einen Tisch zu setzen und ein Thema durchzusprechen.

In den letzten vier Jahren, in denen ich verschiedenste Projekte online und offline gestartet habe, habe ich immer mehr begriffen, wie essentiell gute Tools / Werkzeuge für eine reibungslose Zusammenarbeit in der digitalen Welt sind.

Ohne also weiter um den heißen Brei herum zu reden, hier meine Lieblingstools für die digitale Zusammenarbeit:

1.Timing und Koordination:

Doodle oder auch Tools, wie Calendly sind super hilfreich, wenn man Termine finden möchte und ewiges hin und her vermeiden will.

Google Kalendar ist für mich DER Ort an dem ich alle meine Termine finde. Lange Zeit habe ich dafür Outlook verwendet. Der Nachteil da: Outlook ist mir zu oft abgestürzt und ich war dann eh auf eine Synchronisation mit meinem Google Calendar angewiesen, da ich für jedes Projekt einen extra Kalender habe, der vom gesamten Team genutzt wird. Einfach zu teilen, komplett cloud-basiert und daher überall abrufbar. Für mich inzwischen unverzichtbar. Relevante Kalender kann ich auch jederzeit mit VPAs teilen, so dass sie ohne große Transfers im Team mitarbeiten können.

2. Dateien Transfer und Synchronisation:

Dropbox für die meisten Projekte habe ich mein Dateimanagement in die Dropbox verschoben. Einfach, weil ich nie wieder eine ähnlich einfache und zuverlässige Lösung gefunden habe, um Dateien im Team zu managen und einfach zu teilen. Love it.

Google Drive ist für mich zu einer weiteren Dateiablage geworden. Bei Google Drive ist für mich besonders wertvoll, dass ich einzelne Dokumente teilen kann und simultan an Dateien arbeiten kann. Da ich seit einigen Monaten auch komplett auf die Microsoft Office Suit verzichte, öffne ich sämtliche Office Dateien auch nur noch im Drive und ich muss sagen, dass es mir damit an nichts fehlt.

Evernote ist für mich die beste Lösung um Notizen zu Themen zu sammeln und sie auch schnell wiederzufinden. Die Evernote Suchfunktion ist grandios. Ich kann einzelne Notizen, beispielsweise aus Telefonaten, mit anderen Personen teilen und diese können wiederum die Notizen ergänzen. Was mir bei Evernote besonders gut gefällt ist die Möglichkeit auch auf einfachem Weg verschiedene Dateiformate in die Notizen abzulegen, wie beispielsweise Audionotizen.

3. Kommunikation:

Google Mail…kann Emails und das gut und in der Cloud. Es hat sich für mich einfach bewährt auf Lösungen umzusteigen, die ich nicht mehr lokal auf dem Rechner haben muss. Einige Google Mail Plugins die ich noch besonders hilfreich finde (die ich auch meinen VPA nutzen lasse, wenn sinnvoll) und die Ihnen Spaß machen könnten, sind Boomerang und Rapportive.

Skype…wer kennt es nicht. Seitdem Skype auch Gruppenvideotelefonate für umsonst erlaubt (hatten wohl Angst vor der Google Hangout Konkurrenz), ist es wieder zu meinem Favoriten Tool für Videotelefonie avanciert. Sidenote: Und ja…Emails sind super. Chatten ist super. Aber wenn man im Team arbeitet und sich eine Person gerade in Indien, eine in Dänemark und die andere in Rumänien befindet, dann macht es wirklich viel Sinn sich auch mal zu sehen und zu sprechen. Glauben Sie mir. Wenn man sich mal von Angesicht zu Angesicht per Webcam gesehen hat, verändert sich das Verhältnis von Personen zueinander. Was ich darum mache, wenn ich digital mit Teams zusammenarbeite oder neue Personen online kennen lerne, dann stelle ich immer kurz meine Webcam an, um mich zu zeigen. So… dann winke ich mal in die Kamera und dann kann die andere Person kurz sehen, dass ich auch ein Mensch bin und dann kann ich die Webcam auch schon wieder ausmachen (bspw. um die Bandbreite zu schonen) und los geht es. Das mache ich egal ob die andere Person gerade die Kamera anmachen kann oder nicht. Ich habe das Gefühl, dass das die Zusammenarbeit auf zwischenmenschlicher Ebene immer verbessert hat.

Weiterer Vorteil von Skype ist die Funktion des Screensharings, so können Aufgaben deutlich leichter delegiert werden, weil ich meinem Assistenten kurz zeigen kann, wie beispielsweise in meinem System gearbeitet wird. Auch falls es mal Probleme gibt, ist das Screensharing eine super Möglichkeit, um schnell zu verstehen, wo es hackt und wie das Problem behoben werden kann.

Evernote Audionotes…sind super, wenn man schnell ein paar Aufgaben an Teammitglieder schicken will aber keine Zeit hat zu tippen, Siri beim iphone mal spinnt oder die Google Spracherkennung einen im Stich lässt. Ich nehme inzwischen immer Audionotes mit Evernote auf wenn ich Feedback zu Aufgaben geben möchte oder eine neue Aufgabe abgeben möchte. Die Notiz bei Evernote teile ich dann einfach in einer Mail oder ich sende direkt die Audiodatei per Mail. Das finde ich super zeitsparend, funktioniert gut von unterwegs und ich kann mich schneller dazu durchringen ausführliches Feedback zu Aufgaben und Ergebnissen zu geben.

screencast-o-matic.com oder Loom sind super Tools um Screencast Videos aufzunehmen. Wie viel Spaß macht es komplexe Aufgaben in einer Email zu erklären nur um später festzustellen, dass man es doch nicht ganz geschafft hat alles Wichtige zusammen zu fassen und es bei der anderen Seite zu Missverständnissen gekommen ist? Richtig. Null.

Da macht es für mich einfach meistens deutlich mehr Sinn kurz einen Screencast aufzunehmen und im Detail am Rechner oder in der Webcam Aufzeichnung zu erklären, was ich genau brauche, wie die Aufgabe anzugehen ist etc. Das geht bei komplexen Aufgaben fast immer schneller als Email.

Besonders wenn man sein gesamtes Business automatisieren möchte oder Prozesse für jetzt und immer abgeben möchte, macht es viel Sinn Videotutorials aufzunehmen, die man immer wieder jemandem als Trainingsmaterial geben kann.

4. Aufgaben-, Team- und Kundenmanagement:

ZOHO CRM ist wie der Name schon sagt ein CRM System. Es gibt dutzende CRM Lösungen. Ich habe es schon mit den verschiedensten probiert. Unter anderem Sugar CRM und ZOHO CRM. Beide nutze ich aktuell in Projekten. Das CRM macht es im Team möglich ortsunabhängig Kunden einzutragen und auf essentielle Kunden und / oder Auftragsdaten zuzugreifen. Ohne CRM würde ich kein Projekt mehr starten. Insbesondere da die mini-version des ZOHO CRM für umsonst zur Verfügung steht, also insbesondere für one-man/one-woman show startups und kleinere Projekte zumindest am Anfang erstmal ausreichen dürfte.

Debitoor, Fastbill und e-conomic sind Tools, die ich und andere StartUps die ich kenne für Buchhaltung und die Verwaltung von Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen nutzen. Wenn ich persönlich glaube, dass Dinge meine Lebenszeit verschwenden, dann ist es Rechnungen managen, ablegen, stellen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu verschicken und Kontostände zu checken und Reports zu erstellen. Es ist wichtig. Ich weiß. Ich habe Spaß daran mir Reports anzuschauen. Aber erstellen? Heck no. Glücklicherweise, kann ich diese Aufgaben über Tools abgeben und mir Reports schicken lassen.

5. Infrastruktur/ Projektmanagement:

Sipgate und Placetel sind gute die Lösung um eine lokale Telefonnummer und einen Anrufbeantworter bzw. Telefonnummern und Anrufbeantworter für ein ganzes Team zu managen. Auch hier ist wieder ideal, dass das Einstiegspaket kostenlos ist.

WordPress ist nach wie vor mein Lieblings-Publishing-Tool. Benutzer hinzufügen und Rechte vergeben ist super einfach. Wenn man seine Seite oder das Blog erstmal richtig aufgesetzt hat, lässt sich viel automatisieren und es können Teams Inhalte publizieren, kommentieren und bearbeiten. Sehr starkes, kostenloses Tool.

Bitrix24 und Teamgrid sind komplexe aber sehr benutzerfreundliche und intuitive Tools für das Projektmanagement, gerade in der Zusammenarbeit mit mehreren Mitarbeitern oder Assistenten mach eine solche Lösung Sinn. Hier können nicht nur Aufgaben verteilt werden, sondern auch die Kommunikation im Team kann über dies Werkzeuge abgedeckt werden, Zeiten können getracked werden, es gibt ein integriertes CRM System, inkludiert Telefonielösungen uvm.

In der Zusammenarbeit mit kleineren Teams hat sich Trello für mich bewährt- ein tolles und vor allem sehr übersichtliches Tool für die Angabe und Koordination von Aufgaben.

Ich hoffe Sie können mit diesen Tipps und Hinweisen etwas anfangen und finden diese Tools genauso hilfreich wie ich.

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