Im diesem Artikel mit dem Titel “Aufträge Richtig an Virtuelle Assistenten Delegieren” geht es darum wie Du Deine Aufgaben und Prozesse optimal an Virtuelle Persönliche Assistenten delegieren kannst.

Du findest das Vorgehen auch in dem nachstehenden Video “Aufträge Richtig an Virtuelle Assistenten Delegieren (und Fehler Vermeiden Mit Dieser Checkliste)” Schritt für Schritt erklärt.

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Beim Delegieren von Aufträgen an Virtuelle Assistenten geht es im Wesentlichen darum, drei wichtige Fragen zu klären:

  • Was ist zu tun und wie soll das Ergebnis aussehen?
  • Bis wann soll der Auftrag erledigt sein?
  • Wie viel Stunden sollen investiert werden?

Wie wichtig erfolgreiches Delegieren ist, wird klar, wenn man sich Beispiele für gescheitertes Delegieren vor Augen hält.

Wenn das Delegieren scheitert, können falsche oder mangelhafte Ergebnisse, eine nicht eingehaltene Frist oder zu viel geleistete Stunden (und damit höhere Kosten) die Folge sein. Um Aufträge an virtuelle Assistenten einfach und richtig zu delegieren sind zunächst folgende Punkte zu klären:

1) WAS SOLL DAS ERGEBNIS DER DELEGATION DER AUFGABE AN DIE VIRTUELLE ASSISTENZ SEIN?

★ Aufgabenstellung beim an Virtuelle Assistenten Delegieren

Je genauer die Aufgabe definiert ist, um so besser ist das Ergebnis. Mal kurz eine Aufgabe ‘rüberschieben’ bringt selten das gewünschte Ergebnis und kann zu Missverständnissen und Enttäuschung führen. Darum ist eine klare und vollständige Aufgabenstellung sehr wichtig. Details, die für eine erfolgreiche Bearbeitung notwendig sind, sollten nicht vorenthalten werden. Das zwingt Dich als Auftraggeber*in auch dazu, Dir selbst über das gewünschte Ergebnis klar zu werden.

★ Ziel kommunizieren

Der VA, der / die den Auftrag übernimmt, sollte idealerweise auch wissen welches Ziel erreicht werden soll. So hat er / sie die Möglichkeit mitzudenken und qualifizierte Rückfragen zu stellen oder bei Bedarf, im positiven Sinne, kreativ zu werden.

★ Hintergrund / Rahmen der Aufgabendelegation

Sehr gut ist es, wenn man auch den Hintergrund der Aufgabe erklärt. Wenn der Virtuelle Persönliche Assistent den Sinn und Zweck der Aufgabe versteht, und die Details in einem Zusammenhang sieht, lassen sich Fehler und Rückfragen vermeiden. Auch eilige Aufgaben sind dann leichter zu akzeptieren. Bei Aufgaben bei denen der VA eigenständig nach Lösungen suchen muss, ist es enorm wichtig einen Rahmen zu haben, d.h. es sollten Kriterien vorgegeben werden, an denen er sich bei der Bearbeitung orientieren kann.

★ Zwischenziele definieren

Bei größeren Aufträgen und Projekten ist es immer vorteilhaft Zwischenziele zu setzen und diese nach Priorität zu sortieren. So hat der VA die Möglichkeit diese als Milestones abzuarbeiten.

★ Spezielle Vorstellungen kommunizieren

Wenn ‘Sonderwünsche’ bestehen, sollten diese so konkret wie möglich formuliert sein. So hat der VA die Möglichkeit diese bei der Bearbeitung zu berücksichtigen und entsprechend umzusetzen. Wünscht Du beispielsweise eine bestimmte Formatierung des Ergebnisses, kannst Du dies gleich mitteilen oder ein ggf. vorhandenes Template teilen.

★ Fehlerquellen an VPA kommunizieren

Auch sehr hilfreich ist es, schon bekannte Fehlerquellen zu Beginn anzusprechen. So können diese direkt vermieden werden.

★ Zugangsdaten mit Virtuellem Assistenten teilen

Zugänge für bestimmte Programme, Tools etc. sollten ebenfalls beim Erteilen des Auftrages bereitgestellt und gegeben werden.

★ Einarbeitung des VPA’s

Eine Einarbeitung in den entsprechenden Tools sollte idealerweise auch vorgenommen werden, wenn es sich um spezifische Tools bzw. damit verbundene Abläufe auf Kundenseite handelt. Virtuelle Assistenten haben viel Erfahrung mit diversen digitalen Tools, jedoch kommt es manchmal auch vor, dass Tools, die vom Kunden genutzt werden für den Assistenten unbekannt sind und es keine guten Tutorials bspw. auf Youtube gibt.

2) BIS WANN SOLL DER AUFTRAG ERLEDIGT SEIN? WAS IST DIE DEADLINE

Die Angabe eines Zeitrahmens gehört auch ‘zwingend’ zur Delegation.

★ Was ist der Abgabetermin?

Wenn der Auftrag erteilt wird, sollte ein Abgabetermin vereinbart werden. Virtuelle Assistenten arbeiten in der Regel für mehrere Kunden gleichzeitig und damit das Ergebnis zu einem gewünschten Termin geliefert werden kann, sollte dieser schon im Vorfeld festgelegt werden.

★ Feste Termine bei Delegieren von Routineaufgaben

Bei Routineaufgaben sollten feste Termine im Kalender eingeplant und kommuniziert werden.

★ Zeitlicher Puffer

Damit auch der eigene Termin IMMER eingehalten werden kann, lohnt es sich einen zeitlichen Puffer einzubauen. Eine kleine Zeitspanne für Änderungen und Korrekturen oder Verzögerungen, aufgrund technischer Probleme, kann sich am Ende als sehr nützlich erweisen.

3) WAS IST DER VERANSCHLAGTE ZEITAUFWAND EINER AN VIRTUELLE ASSISTENTEN DELEGIERTEN AUFGABE?

Der Zeitaufwand für den erteilten Auftrag sollte auch schon im Vorfeld abgeklärt sein. D.h. wie viel Arbeitsstunden dürfen für die Bearbeitung investiert werden.

Es ist ja auch eine Frage des Budgets.

Nicht selten sind die geschätzte und die tatsächlich benötigte Zeit nicht identisch. Und damit am Ende keine Differenzen entstehen, ist es immer gut diese Frage zu Beginn zu klären und zu planen.

Sollte die veranschlagte Zeit nicht ausreichen, kann sich Deine Virtuelle Assistenz immer noch bei Dir melden, sagen warum es länger dauert und abklären ob die Aufgabe weiter bearbeitet werden soll. So behältst Du absolute Kontrolle über das Budget.

Im Folgenden geben wir Dir noch 5 Tipps für das richtige Kommunizieren beim Delegieren von Aufgaben an Virtuelle Assistenten mit…

★ 5 TIPPS FÜR DAS RICHTIGE KOMMUNIZIEREN BEI DER DELEGATION VON AUFGABEN AN VIRTUELLE ASSISTENTEN ★

Richtig delegieren heißt nicht selten auch richtig kommunizieren. Denn wie man so schön sagt – zwischen dem, was man sagt und dem, was der andere hören und verstehen, können Welten liegen. In diesem Sinne hier noch 5 Praxis Tipps für das richtige Kommunizieren beim Delegieren an VPA’s

1) Anweisungen wiederholen lassen

Um Missverständnisse von vornherein auszuschließen, ist es empfehlenswert wesentliche Sachverhalte der Aufgabe in eigenen Worten wiederhohlen zu lassen. So kannst Du früh feststellen, ob die Aufgabe genau verstanden wurde.

2) Absprachen schriftlich festhalten

Wenn Du Anweisungen und Vereinbarungen mündlich erteilst bzw. triffst, z.B: per Telefon, ist es empfehlenswert wesentliche Details schriftlich zusammenzufassen und per E-Mail im Anschluss des Gespräch zu senden. Das dient für beide Seiten als Notiz und ist auch eine Möglichkeit Missverständnisse frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden, z.B.: der eine hat 14 Uhr gesagt und der andere hat aber 10 Uhr verstanden.

3) Zwischenergebnisse anfordern

Besonders bei größeren Aufträgen solltest Du Zwischenergebnisse angefordern. So kannst Du Fehler frühzeitig erkennen und bei Bedarf kann die Bearbeitung der Aufgabe in die richtige Richtung gelenkt werden.

4) Möglichkeiten für Rückfragen vom Assistenten schaffen

Sollten während der Bearbeitung Fragen aufkommen, müssen diese zeitnah beantwortet werden. So kannst Du sichergestellen, dass die Aufgabe richtig und fristgemäß erledigt wird.

5) Assistenten Feedback geben

Ein ehrliches und konstruktives Feedback zum Ergebnis sollte nicht fehlen. So kann sich der VA an die Erwartungen des Kunden anpassen und/oder sich selbst kontinuierlich verbessern und weiterentwickeln.

Mit einem Dankeschön zeigst Du, dass der Einsatz des virtuellen Assistenten geschätzt wird. Gesten wie diese schaffen ein angenehmes Arbeitsklima, sind sehr motivierend und führen dazu, dass man auch künftig gerne zusammenarbeitet.

Hier nochmal eine kurze Checkliste zum richtigen Delegieren an Virtuelle Assistenten:

  • Auftrag ist formuliert
  • Ziele ist verdeutlicht und geklärt
  • Ressourcen wie bspw. Zugänge sind bereitgestellt
  • Termine sind definiert und kommuniziert
  • Zeitbudget ist bestimmt und kommuniziert
  • Rückfragen wurden erbeten und beantwortet
  • Konstruktives Feedback wurde gegeben

Was ist Deine direkte Erfahrung beim Delegieren an Virtuelle Assistenten? Welche Tipps und Learnings hast Du gemacht? Teile diese gerne in den Kommentaren!

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